การปรับปรุงการทำงาน

การปรับปรุงการทำงาน คือการดำเนินการเพื่อทบทวนงานกระบวนการทำงานและผลการปฏิบัติงานในหน้าที่รับผิดชอบว่าสิ่งใดสมควรได้รับการพัฒนาหรือปรับปรุงใหม่เพื่อให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ (Effectiveness) และประสิทธิภาพ(Efficiency) มากขึ้น

วัตถุประสงค์การปรับปรุงงาน คือ  1)ลดขั้นตอนในการทำงานให้มีความคล่องตัวมากขึ้น 2) เพื่อหาวิธีการดำเนินงานที่ดีใช้เวลาน้อยแต่ได้ผลมากว่า 3)ประหยัดทรัพยากรทางการบริหารได้แก่ คน เงิน เวลาวัสดุ อุปกรณ์ 4)สร้างบรรยากาศการทำงานเป็นทีมทีดีเพราะผู้ปฏิบัติงานจะร่วมมือกันในการพัฒนาหาวิธีการทำงาน 5)  ปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับความต้องการและสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไป

กระบวนการปรับปรุงการทำงาน 1) กำหนดงานที่ต้องการปรับปรุง  2)กำหนดวัตถุประสงค์ของการปรับปรุงงาน 3)รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับงาน  4)เขียนการไหลของงาน (Work Flow) วิธีการเขียนการไหลของงานมักใช้สัญลักษณ์แทนเหตุการณ์หรือกิจกรรม เช่น รูปวงกลม คือการปฏิบัติงาน ,รูปลูกศร คือการเดินของงาน , รูปสี่เหลี่ยม คือการตรวจสอบงาน,รูป ตัว D คือความล่าช้าในการปฏิบัติงาน,รูปสามเหลี่ยมหัวลง คือ การเก็บรักษา    5)การพัฒนาแนวทางในการปรับปรุงการทำงาน  6)การเลือกแนวทางในการปรับปรุงการทำงาน  7)การปฏิบัติและประเมินผล

หลักการปรับปรุงงานการทำงาน ใช้หลัก 5W1H  คือ 1) WHY (ทำทำไม) WHAT(ทำอะไร) WHERE (ทำที่ไหน) WHEN (ทำเมื่อไร) WHO (ใครทำ) HOW (ทำอย่างไร)

การวิเคราะห์ขั้นตอนการปฏิบัติงาน(OBA) Operation Breakdown Analysis  คือ การเขียนขั้นตอนการปฏิบัติงานต่างๆที่ผู้ปฎิบัติทำจริง   การเขียน OBA เพื่อนำมาใช้ตามกระบวนการปรับปรุงงานในขั้นที่3
(การรวบรวมข้อมูล)แล้วนำมาเขียนการไหลของงาน(ขั้นตอนที่4) ก่อนที่จะนำไปพัฒนาแนวทางในการปรับปรุงงานตามขั้นตอนที่5

เทคนิคการปรับปรุงการทำงาน 1) เทคนิคการใช้คำถาม “ทำไม และทำไมไม่ ” ก็มีประโยชน์มากสำหรับงานที่ทำอยู่ทุกวันเป็นปกติ ให้ถามว่า ทำไปทำไม ส่วนงานใหม่หรือวิธีใหม่ที่ยังไม่เคยทำมาก่อนให้ถามว่า ทำไมไม่ทำแบบใหม่ที่ว่านี้ 2)เทคนิคการเลียนแบบเป็นแนวทางการปรับปรุงงานจากการศึกษาผู้อื่นแล้วนำมาใช้เป็นแนวทางการพัฒนาปรับปรุงงานของเรา  3) เทคนิคการใช้คำถาม  “อะไรจะเกิดขึ้น…ถ้า” เป็นการกระตุ้นความคิดเพื่อให้เกิดภาพของอนาคตว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากยังทำงานกันแบบเดิมหรือคิดแบบเดิม 4)เทคนิคการเปรียบเทียบ เป็นการวิเคราะห์เปรียบเทียบขั้นตอน หรือวิธีการแบบเดิมกับวิธีการแบบใหม่ว่าจะมีผลดี หรือผลเสียอย่างไร

ปัจจัยความสำเร็จของการปรุงปรุงการทำงาน 1) การทำงานเป็นทีม ผู้ร่วมงานทุกคนต้องมีจิตสำนึกในการทำงานเป็นทีมเพื่อเป้าหมายเดียวกันยอมรับความคิดเห็นที่แตกต่างอย่างสร้างสรรค์  2) ภาวะผู้นำ ผู้นำต้องเป็นแบบอย่างที่ดีในการปฏิบัติงานต้องเป็นผู้ริเริ่มกระตุ้นผลักดันให้ผู้น้อยเห็นความสำคัญในการปรับปรุงการทำงานที่มีผลต่อองค์กรและงานในความรับผิดชอบของแต่ละคน 3)ตระหนักในคุณภาพ เห็นความสำคัญของการปรับปรุงคุณภาพการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง  4) การให้รางวัล  เป็นการเสริมสร้างขวัญกำลังใจ 5) ระบบสารสนเทศ การปรับปรุงงานที่ได้ผลต้องอาศัยข้อมูล ความจริงเกี่ยวกับงานเพื่อนำมาวิเคราะห์หาแนวทาง พัฒนา หรือปรับปรุงงานให้ได้ผล