แบบเปรียบเทียบวิธีการปฏิบัติของตนกับผู้พร้อมให้

1. ก่อนรับสายโทรศัพท์ ควรเตรียมอุปกรณ์ อย่างเช่น ดินสอ กระดาษให้พร้อม สำหรับจดบันทึกรายละเอียดหรือข้อมูลของผู้ที่โทรมา เพราะบางทีมีกรณีที่เราจำเป็นต้องรับสายให้เพื่อนร่วมงาน ซึ่งเราไม่ทราบรายละเอียดโดยตรง แต่เราจำเป็นต้องรับสายที่โทรมา เพื่อรับเรื่องแทนเพื่อน ฯลฯ

ได้ปฏิบัติเหมือนกับวิธีปฏิบัติของผู้พร้อมให้เช่นเดียวกัน แต่ในบางครั้งก็ไม่ได้ปฏิบัติ โดยเฉพาะการเตรียมปากกาและกระดาษโน๊ตเพื่อบันทึก เพราะลืม จึงทำให้การปฏิบัติขาดความต่อเนื่อง

เพื่อให้ปฏิบัติให้เกิดความต่อเนื่อง ตัวผู้ใฝ่รับจะพยายามเตรียมอุปกรณ์พร้อมจดบันทึกเมื่อคุยหรือรับสายโทรศัพท์

2. เมื่อรับโทรศัพท์แล้ว ควรบอกให้คู่สนทนาทราบว่า เราเป็นหน่วยงานอะไร เผื่อว่าเขาอาจโทรผิด

วิธีปฏิบัติของผู้พร้อมให้ดังกล่าว ผู้ใฝ่รับได้ปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ

จะพยายามทำอย่างต่อเนื่อง และสม่ำเสมอ

3. เวลาคุยกับคู่สนทนา พยายามคุยให้เป็นธรรมชาติด้วยดี ให้เป็นปกติ ถึงแม้ว่าในช่วงเวลานั้น เราอารมณ์ไม่ดี แต่ก็ต้องพยายามควบคุมอารมณ์ให้อยู่ เพราะในความเป็นจริง คู่สนทนาจะรับรู้ได้ทางน้ำเสียงที่เราพูดออกมา

เวลาคุยกับคู่สนทนา พยายามคุยด้วยความมีมารยาท ใช้น้ำเสียงนุ่มนวล จริงจังและให้ความสำคัญกับคู่สนทนา

ทุกครั้งเมื่อคุยกับคู่สนทนาพยายามพูดคุยด้วยน้ำเสียงนุ่มนวลและปฏิบัติให้เป็นเนื่องนิด อีกทั้งจะต้องปฏิบัติให้ดีขึ้นกว่าเดิม มิให้คู่สนทนาเกิดความรู้สึกไม่ดี

4. (ต่อเนื่องจากข้อ 3) เพราะฉะนั้น น้ำเสียงของเราจึงมีความสำคัญ จึงจำเป็นต้องพูดให้นุ่มนวลมากที่สุด

5. หลังจากพูดคุยกับคู่สนทนา จนบรรลุวัตถุประสงค์ให้การคุยเรื่องใดเรื่องหนึ่งเสร็จ เป็นที่รับรู้และเข้าใจร่วมกันแล้ว ก็แสดงน้ำใจขอบคุณ โดยให้คู่สายวางโทรศัพท์ก่อน เพื่อให้เกิดความประทับใจ

เมื่อต่างคนต่างบรรลุเป้าหมายในการคุยโทรศัพท์แล้ว กล่าวคือ ได้รับทราบและเข้าใจตรงกันในประเด็นที่พูดคุยกัน สิ่งสำคัญคือจะต้องแสดงน้ำใจด้วยคำกล่าวขอบคุณด้วย

จำเป็นต้องปฏิบัติให้ต่อเนื่อง เพราะถือเป็นการเคารพระหว่างคู่สนทนา

1.ให้ความสำคัญกับผู้สนทนาโดยแสดงความใส่ใจ ไม่ว่าจะต่อหน้าหรือในกรณีรับโทรศัพท์

ระหว่างสนทนาต้องมองหน้าและพยักหน้าเป็นระยะเพื่อให้ผู้พูดรู้สึกว่าเรากำลังฟังด้วยความตั้งใจ

 

นำไปใช้ได้ตลอดเวลา

2.เตรียมอุปกรณ์ให้พร้อมอยู่เสมอในกรณีที่ต้องมีการฝากข้อความหรือเบอร์ติดต่อกลับภายหลัง

พยายามจับใจความสำคัญของการสนทนาว่าปลายสายต้องการสื่อถึงอะไรแล้วจดข้อความไว้กันการผิดพลาด

นำไปใช้ได้ตลอดเวลา

3.การใช้น้ำเสียงทำให้ปลายสายรับรู้ได้ว่าผู้พูดอยู่ในอารมณ์ไหน

ต้องใจเย็นในการตอบหรือฟังคำถามแม้จะถูกถามซ้ำหลายครั้งก็ตาม

นำไปใช้ได้ตลอดเวลา

1. การให้บริการอาจารย์ด้วยการยิ้มแย้มและเคารพอาจารย์เสมอทุกครั้ง

1. อาจารย์เข้ามาติดต่อหรือประสานงานอย่างแรกที่เราควรจะทำคือการยิ้มแย้ม

 

-

 

2. เราต้องยกมือไหว้อาจารย์และถามว่าอาจารย์มาติดต่อเรื่องอะไรหรือต้องการมาพบใครค่ะ

 

-

 

3. ถ้าเจ้าหน้าที่ไม่อยู่เราก็ความที่จะรับเรื่องอาจารย์ไว้หรือไม่ควรเราจะปฏิเสธอาจารย์

 

-

 

4. หลังจากที่รับเรื่องแล้วเราควรประสานกับเจ้าหน้าที่ฝ่ายนั้นให้ดำเนินการต่อไป

 

-