การแลกเปลี่ยนเรียนรู้กลุ่มย่อย ครั้งที่ 3

วิธีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ :
จากการที่สมาชิกทุกคนในกลุ่มได้กลับไปทดลองใช้ระบบงานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ตามคู่มือการใช้งานแล้ว นำมาเสนอต่อที่ประชุมและเสนอความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีการพิมพ์บันทึกข้อความและพิมพ์หนังสือราชการให้ถูกต้องและรวดเร็ว

ความรู้ที่ได้ :
1. การเข้าหน้าบันทึกข้อความเพื่อพิมพ์หนังสือราชการทั้งบันทึกข้อความและหนังสือราชการนั้น หน้าจอจะมีขนาดเล็กและตัวหนังสือก็เล็กด้วยนั้นมีข้อเสนอแนะให้พิมพ์ในหน้า Word ก่อนและ copy มาวางในระบบ เพื่อความรวดเร็วในการพิมพ์และการจัดระยะ วรรค ตอน ของข้อความ
2. การพิมพ์บันทึกข้อความหรือหนังสือราชการควร Save เป็นระยะๆ ไปเนื่องจากระบบมีการค้างบ่อย ๆ ซึ่งข้อความจะหายไปทันทีเมื่อมีการ Refresh ใหม่ เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูลเพื่อไม่ให้เสียเวลาพิมพ์ใหม่
3. การพิมพ์งานให้ใส่เบอร์โทรศัพท์ของหน่วยงานลงไปด้วย เนื่องจากในส่วนราชการนั้นจะมีชื่อของหน่วยงาน แต่จะไม่มีเบอร์โทรศัพท์ เพื่อให้การติดต่อประสานงานเป็นไปด้วยความรวดเร็วควรใส่เบอร์โทรศัพท์ภายในต่อท้ายด้วย
4. หนังสือราชการให้ใส่เบอร์ติดต่อหน่วยงาน และเบอร์โทรสารลงไปด้วยการพิมพ์บันทึกข้อความที่ต้องแนบหนังสือราชการภายนอก นั้น ความพิมพ์ หนังสือราชการภายนอกก่อน เพื่อจะได้ไม่ต้องเสียเวลาในการเปิดบันทึกข้อความไปมาลดเวลาในการทำงาน โดยให้พิมพ์หนังสือราชการเสร็จเรียบร้อยแล้วจึงบันทึกเอกสารจะอยู่ในระบบ แล้วจึงค่อยจัดพิมพ์บันทึกข้อความ และ
5. การนัดหมาย เพื่อประโยชน์ในการปฏิบัติงาน เนื่องจากการใช้ระบบนี้นั้นสะดวกในการรู้จำนวนผู้ที่ตอบรับและผู้ที่ไม่ตอบรับ ได้ทราบถึงรู้ที่เข้าร่วมประชุมแทน จึงทำให้การปฏิบัติงานในการนัดหมายประชุมนั้นสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น