ประสิทธิผลของการออกแบบและพัฒนากระบวนการรับชาระเงินค่าธรรมเนียมการศึกษาผ่านระบบออ นไลน์ : กองคลัง

                  กลุ่มองค์ความรู้เรื่องประสิทธิผลของการออกแบบและพัฒนากระบวนการรับชาระเงินค่าธรรมเนียมการศึกษาผ่านระบบออนไลน์ กองคลังมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนนทา เป็นกลุ่มความรู้ที่แยกย่อยมาจากกลุ่มความรู้ การเงินและพัสดุ ซึ่งการจัดทาองค์คตวามรู้เรื่องประสิทธิผลของการออกแบบและพัฒนากระบวนการรับชาระเงินค่าธรรมเนียมการศึกษาผ่านระบบออนไลน์ เป็นการพัฒนาต่อยอดจากเรื่องเดิมคือคู่มือการออกแบบและพัฒนากระบวนการรับชาระเงินค่าธรรมเนียมการศึกษาผ่านระบบออนไลน์กองคลังมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา ซึ่งจะเป็นการนาระบบออนไลน์มาใช้เพื่อพัฒนางาน จากเดิมนักศึกษาต้องนาหลักฐานการชาระเงินมาขอรับใบเสร็จเพื่อนาไปประกอบการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการค่าเล่าเรียนบุตรซึ่งในส่วนนี้ทางกองคลังได้รับข้อคิดเห็นจากผู้ปกครองนักศึกษาได้สอบถามเข้ามาว่าทางกองคลังน่าจะให้สามารถปลิ้นใบเสร็จรับเงินได้จากระบบ ซึ่งเป็นใบเสร็จดิจิตอลอิเล็กทรอนิกส์สาหรับนักศึกษาผู้ปกครองสามารถปลิ๊นจากระบบได้เลย หลังจากชาระเงินโดยไม่ต้องเดินทางมาขอรับใบเสร็จจากมหาวิทยาลัย โดยทางกองคลังได้ตระหนักถึงในเรื่องดังกล่าวซึ่งสอดคล้องกับการพัฒนาระบบออนไลน์

                  งานการเงินกองคลัง มหาวิทยาลัยราชภัฎสวนสุนันทา ได้พัฒนาระบบการรับชาระเงินด้วยระบบดิจิทัล โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อปรับเปลี่ยนวิธีการปฏิบัติงานด้านการรับเงินของมหาวิทยาลัยให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลด้วยวิธีการรับเงินแบบ QR Payment (QR Code) ซึ่งระบบการรับชาระเงินด้วยระบบดิจิทัล จะทาหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการเชื่อมต่อ และรับส่งข้อมูลระหว่างระบบการรับเงินด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Web programming) ของส่วนงาน กับระบบการเงินของมหาวิทยาลัย โดยเกณฑ์พึงรับ พึงจ่ายลักษณะ 3 มิติ และระบบบัญชีต้นทุนรายกิจกรรม มหาวิทยาลัยขราชภัฏสวนสุนันทา และระบบของธนาคาร เพื่อให้สามารถตรวจสอบการรับโอนเงินโดยตรงกับธนาคารด้วยการเชื่อมต่อการรับส่งข้อมูล แบบ Application Programming Interface (ERP) ดังนั้นฝั่งผู้รับเงินจะได้รับการยืนยันการชาระเงินได้ทันที (real time) ซึ่งสะดวก รวดเร็ว และแม่นยา มากกว่าวิธีการรับเงินแบบ Bill Payment นอกจากนั้นในฝั่งของผู้จ่ายเงินสามารถจ่ายเงินผ่านแอพพลิเคชั่นได้ทุกธนาคารโดยไม่มีค่าธรรมเนียมการโอนเงิน สามารถดาวน์โหลดและพิมพ์ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) ช่องทางเวป reg.ssru.ac.th. ระบบการรับเงินด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกองคลังนหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา ซึ่งกระบวนการพัฒนาการรับเงินด้วยระบบระบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นกระบวนการปฏิบัติงานที่มีความสอดคล้อง ประเด็นยุทธศาสตร์ที่ 2 ของมหาวิทยาลัยพัฒนาระบบการจัดการศึกษาสร้างนวัตกรรม การเรียนรู้ และยกระดับการบริหารงานให้ได้มาตรฐานสากล (Develop education management systems, create innovative learning, and enhance administration to achieve international standards.)

                 จากที่กล่าวมากลุ่มองค์ความรู้มีความสนใจศึกษาถึงประสิทธิผลของการออกแบบและพัฒนากระบวนการรับชาระเงินค่าธรรมเนียมการศึกษาผ่านระบบออนไลน์ ซึ่งการออกแบบและพัฒนากระบวนการรับชาระเงินค่าธรรมเนียมการศึกษาผ่านระบบออนไลน์ของกองคลัง มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา ถือเป็นการลงทุนทั้งด้านเวลา ทรัพยากร และบุคลากร ดังนั้น เพื่อให้ทราบถึง “ประสิทธิผล" กลุ่มองค์ความรู้จึงทาแบบประเมินเพื่อสารวจความพึงพอใจของผู้ใช้บริการชาระเงินออนไลน์ เพื่อยืนยันว่าการปฏิบัติงานนั้นคุ้มค่าและนามาซึ่งผลลัพธ์ตามที่คาดหวังไว้หรือไม่ ยืนยันว่าระบบใหม่สามารถแก้ไขปัญหาเดิมๆ ได้จริง เช่น ลดขั้นตอน ลดความผิดพลาด และเพิ่มความสะดวกสบายในการชาระเงินตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้หรือไม่การประเมินประสิทธิผลจะช่วยให้เห็นว่าส่วนใดของระบบทางานได้ดี (จุดแข็ง) และส่วนใดที่ยังคงเป็นปัญหาหรือควรได้รับการปรับปรุงเพิ่มเติม (จุดอ่อน) ข้อมูลนี้เป็นสิ่งสาคัญในการปรับปรุงระบบให้ดียิ่งขึ้น อย่างต่อเนื่อง เช่น หากพบว่านักศึกษายังติดปัญหาการเข้าถึงระบบ ก็จะทราบได้ว่าต้องปรับปรุงการประชาสัมพันธ์หรือพัฒนา User Interface (UI) ให้ใช้งานง่ายขึ้น หากระบบมีประสิทธิผลที่ดี จะเป็นการตอกย้าว่าการปฏิบัติงานนี้ประสบความสาเร็จ และพร้อมที่จะขยายผลหรือเป็นต้นแบบให้กับงานอื่นๆ เพิ่มความพึงพอใจของผู้ใช้งานและบุคลากรการทราบว่าผู้ใช้งาน (นักศึกษาและผู้ปกครอง) รู้สึกพึงพอใจกับความสะดวก รวดเร็ว และความปลอดภัยของระบบหรือไม่ เป็นการวัดผลโดยตรงถึงการบริการ ขณะเดียวกัน การทราบประสิทธิผลต่อการทางานของเจ้าหน้าที่ (เช่น ลดภาระงาน ลดความผิดพลาด) ก็ช่วยยืนยันว่าระบบใหม่เอื้อต่อการทางานของบุคลากรภายใน ใช้เป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจและการจัดสรรทรัพยากร หากระบบมีประสิทธิผลดี ข้อมูลนี้จะช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ว่าควร พัฒนา ในเทคโนโลยีที่คล้ายกัน หรือขยายขอบเขตการใช้งานระบบนี้ให้ครอบคลุมส่วนอื่นๆ หรือไม่นอกจากนี้ยังช่วยในการจัดสรรทรัพยากรบุคคลและงบประมาณได้อย่างเหมาะสม โดยเน้นไปที่การสนับสนุนส่วนที่ยังต้องการการพัฒนา สร้างความโปร่งใสและตรวจสอบได้การวัดประสิทธิผลเป็นการแสดงความรับผิดชอบ (Accountability) ของกองคลังและมหาวิทยาลัย ว่ามีการใช้ทรัพยากรไปอย่างมีเหตุผลและก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดข้อมูลที่ชัดเจนช่วยให้ทุกฝ่ายสามารถตรวจสอบผลการดาเนินงานได้
                         กล่าวโดยสรุป การทราบถึงประสิทธิผลของการออกแบบและพัฒนากระบวนการรับชาระเงินออนไลน์ ไม่ใช่เพียงแค่การประเมินผลลัพธ์ แต่เป็น กุญแจสาคัญ ในการขับเคลื่อนการพัฒนาอย่างยั่งยืน การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ และการสร้างคุณค่าให้กับทั้งองค์กรและผู้รับบริการ

ลิงก์ VDO : https://youtu.be/l2td7dbhvhc