การบูรณาการ การให้บริการ One stop service ด้วยระบบสารสนเทศ

1. ความเป็นมาและเหตุผล/สภาพปัญหาและอุปสรรค (สรุปโดยย่อ)

                ชุมชนนักปฏิบัติ กลุ่ม AHS จัดตั้งขึ้น เพื่อร่วมกันจัดหาแนวทางในการให้บริการ One stop service เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพการให้บริการของหน่วยงาน และตอบสนองการใช้ชีวิตแบบ New Normal  กลุ่ม AHS ร่วมกันจัดหาแนวทางในการแก้บัญหาในปีที่ผ่านมาของการให้บริการ    ปัญหาที่พบ ได้แก่ ขั้นตอนดำเนินการหลายขั้นตอน เสียเวลาในการลงเอกสาร ต้องเก็บกระดาษสำรองข้อมูลเก็บไว้ ต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล การเข้าถึงข้อมูลสามารถทำได้เฉพาะบุคคลในส่วนงานที่รับผิดชอบ และผู้รับบริการต้องเดินทางมาใช้บริการที่จุดให้บริการ จากความต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพในการติดตามงาน ประกอบกับการ แก้ไขปัญหาจากเทคนิคเดิม จึงตกลงนำ ระบบสารสนเทศมาใช้เป็นเทคนิคในการพัฒนาการ  สรุปเป็นองค์ความรู้หลักที่ได้รับสมาชิกกลุ่มจึงดำเนินการจัดการความรู้เกี่ยวกับ “การให้บริการ One stop service” โดยมีองค์ความรู้ย่อยที่จะนำมาจัดการความรู้คือ “การบูรณาการ การให้บริการ การบริการเบ็ดเสร็จ ณ จุดเดียว (One stop service) ด้วยระบบสารสนเทศ”

2. วัตถุประสงค์

1. เพื่อพัฒนาเทคนิค เรื่องกระบวนการบูรการ การให้บริการ one stop service ด้วยสารสนเทศ

2. เพื่อประเมินประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานด้วยเทคนิคกระบวนการบูรการ การให้บริการ one stop service ด้วยสารสนเทศ 

3. ลักษณะงานที่ปฏิบัติ

จากการใช้บริการ One Stop Service แบบเดิม แม้จะสร้างข้อกำหนดหรือขั้นตอนการปฏิบัติงานขึ้นมาแต่ กลุ่มความรู้ AHS สามารถสรุปเพื่อนำมาจัดทำแนวทางการพัฒนาวิธีการทำงานสู่การปฏิบัติ ได้ว่า การให้บริการแบบเดิมไม่ระบุรายละเอียดขั้นตอนการใช้บริการ One Stop Service ที่ชัดเจน ผู้รับบริการมีความสับสนในการใช้บริการ One Stop Service            การให้ บริการที่ต้องการปรับปรุงให้เหมาะสมต่อ คือ การนำไปปฏิบัติระบุขั้นตอนการใช้บริการ One Stop Service ให้มีความ ละเอียดและชัดเจน ด้วยการใช้เทคโนโลยีจัดทำนักศึกษาสามารถติดต่อการใช้บริการด้วยตนเอง โดยปราศจากการสับสน

4. แนวคิด/ขั้นตอน/วิธีการ (สรุป)

            จากแนวคิดการให้บริการ One Stop Service ที่ต้องการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้มาติดต่อราชการให้สามารถรับบริการจากหน่วยงานได้ ณ ที่แห่งเดียว โดยไม่จำเป็นต้องไปติดต่อที่จุดบริการหรือหน่วยงาน กลุ่ม AHS จึงได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้เพื่อการให้บริการ การบูรณาการให้บริการ One Stop Service ด้วยสารสนเทศ ดำเนินการดังนี้ 1.แลกเปลี่ยนเรียนรู้สรุปประเด็นสำคัญในการใช้ การบูรณาการให้บริการ One Stop Service ด้วยสารสนเทศ โดยใช้Google Applications เป็นเทคนิคในการให้บริการ One Stop Service  2.ปรับปรุงกระบวนการเดิมเป็นกระบวนการใหม่ สร้างระบบจอง ห้องเรียน ห้องประชุมแบบง่ายๆ ด้วย Google Form และ Google Calendar 3.จัดทำคู่มือการใช้ 4. สมาชิกนำไปใช้ในการปฏิบัติงาน  ๕. สรุปประเด็นประโยชน์การใช้   ๖. สรุปผลการบูรณาการให้บริการ One Stop Service ด้วยสารสนเทศ โดยใช้Google Applications

5. ข้อควรระวัง (ถ้ามี)

                ในการให้บริการ One stop service ด้วยระบบสารสนเทศ เป็นการใช้งานที่ใดก็ได้ที่มี Internet  แต่ถ้าเกิดเหตุไม่มีสัญญาณ Internet จะไม่สามารถใช้งานได้ จึงจำเป็นต้องยังมีจุดให้บริการที่หน่วยงานเพื่อรองรับสถานการณ์ที่จะเกิดขั้น

6. เคล็ดลับ/เทคนิคพิเศษ (Tips and Tricks) (สรุปโดยย่อ)

            การให้บริการ One stop service ด้วยระบบสารสนเทศ โดยใช้ Google Application ประกอบด้วย การนำGoogle Form   Google Calendar และ Google Sheets มาใช้สร้างระบบจองห้องเป็นแนวทางที่เหมาะสมในการดำเนินการ เพื่อความรวดเร็วควรใช้ เคล็ดลับการใช้ Google Calendar จะช่วยให้การเข้าใช้งานง่ายและรวดเร็วขึ้น คือ 1. คีย์ลัด 2. เพิ่ม Time Zone 3. แสดงปฏิทิน Thai Holidays 4. ปรับการแสดงจำนวนวันหน้าปฏิทิน 5. แสดง Tasks บนปฏิทิน 6. แบ่งปันปฏิทิน 7. รับแจ้งกำหนดการทาง Email8. สร้างกำหนดการผ่าน Quick Add 9. ค้นหาด้วย Calendar Search และ10. ดูปฏิทินแบบ Offline

7. ผลของการดำเนินงาน (Output) (สรุปโดยย่อ)

            ผลที่เกิดจากการบูรณาการให้บริการ One Stop Service ด้วยสารสนเทศ ๑.ลดขั้นตอนการปฏิบัติงานลงจาก 8 ขั้นตอนเหลือ 5 ขั้นตอนลดลง 3 ขั้นตอนคิดเป็นร้อยละ 62.5 ๒.การลดการซ้ำซ้อนในการปฏิบัติงานร้อยละ 100เนื่องจากสามารถ link ได้ขณะดำเนินการทันที     ๓.ลดระยะเวลาในการดำเนินการได้ไม่เสียเวลาจัดส่งเพราะlink ได้ทันที สะดวก รวดเร็ว ไม่เสียเวลาแจ้ง ไม่ต้องรอเจ้าหน้าที่ให้บริการ ลดความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูลลงร้อยละ 100  เพราะไฟล์ต่าง ๆ ไปฝากไว้กับ Google  ไม่เสียเวลาตรวจสอบความถูกต้องและเป็นระบบที่มีการปรับปรุงอยู่เสมอ      ๔.การเข้าถึงข้อมูลสามารถทำได้ทุกคนในส่วนงานที่รับผิดชอบลดข้อผิดพลาดในการใช้บริการร้อบละ 80 เนื่องจากผู้ใช้บริการดำเนินการตรวจสอบและจองได้ด้วยตนเอง ๕.ถือว่าเป็นประเด็นสำคัญคือ ลดความเสี่ยงการระบาดของโรคร้อยละ 100  เพราะสามารถดำเนินการใช้บริการได้โดยไม่ต้องเดินทางมาใช้บริการที่จุดให้บริการ

8. ผลลัพธ์ของการดำเนินงาน (Outcome) (สรุปโดยย่อ)

            ผลที่เกิดจากการนำกระบวนการ/วิธีปฏิบัติงานที่ปรับปรุง ไปปฏิบัติจากการสำรวจความพึงพอใจพบว่าอยู่ในระดับ มากที่สุด เพราะสามารถตอบโจทย์สถานการณ์ปัจจุบันได้เป็นอย่างดี ทำให้ผู้รับบริการไม่ต้องเดินทางมาที่วิทยาลัยและเป็นการลดความเสี่ยงการแพร่ระบาดของโรคในปัจจุบัน  ยังลดระยะเวลา ลดขั้นตอนการใช้บริการ  และ Google Apps. สามารถประมวลผล ได้โดยไม่ต้องเสียเวลาการจัดเก็บ

9. ประโยชน์ที่ได้รับ (สรุปโดยย่อ)

ส่งผลที่โดดเด่นคือ ผู้รับบริการไม่ต้องเดินทางมาจองที่จุดให้บริการ ลดอัตราการเสี่ยงต่อการระบาดของโรคในปัจจุบัน  และการขอรับบริการสามารถทำได้ตลอดเวลา (NON STOP SERVICE) อย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอเท่าเทียมกันทุกคน ซึ่งการให้บริการที่มีประสิทธิภาพและเป็นประโยชน์ต่อผู้รับบริการที่ดีได้ จะต้องไม่คำนึงตัวบุคคลใดบุคคลหนึ่งเป็นหลัก

10. ปัจจัยแห่งความสำเร็จ (สรุปโดยย่อ) 

1. ผู้นำและการสร้างกลยุทธ์ ผู้บริหารเป็นตัวอย่างและให้การสนับสนุน

2. วัฒนธรรมและพฤติกรรมของคนในองค์กร ให้เกิดการแบ่งปันความรู้

3. Technology สามารถสนับสนุนการทำงาน

4. การวัดผลและการนำไปใช้ มีระบบการให้รางวัลและการยกย่อง ที่กระตุ้นให้คนสนใจที่จะแบ่งปันความรู้

11. แนวทางการพัฒนาในอนาคต (สรุปโดยย่อ)

จากการที่กลุ่ม AHS ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ เรื่องการบูรณาการการให้บริการด้วยสารสนเทศขึ้นมาได้เป็นกระบวนการที่สามารถลดขั้นตอนและระยะเวลาการปฏิบัติงานได้นั้น กลุ่มจึงมีความเห็นว่าควรมีการจัดทำและเผยแพร่ให้กับบุคลากรในหน่วย งานได้ปฏิบัติเป็นกระบวนการตาม Flowchart และสามารถจัดทำเป็นเล่มคู่มือปฏิบัติงานได้หากมีการปรับเปลี่ยนผู้ปฏิบัติงาน หรือปฏิบัติงานแทนกันได้อย่างมีประสิทธิภาพเป็นแนวทางในการพัฒนาสู่นวัตกรรมการเป็น smart office ที่มีเป้าประสงค์ คือ ลดการใช้ทรัพยากร ลดขั้นตอนในการรับบริการ จึงทำให้สนใจศึกษา การพัฒนาระบบ“Smart and Fun Office การให้บริการสู่ความเป็นเลิศ”