เทคนิค FAST เพื่อการติดตามงานบริหารสำนักงาน

1. ความเป็นมาและเหตุผล/สภาพปัญหาและอุปสรรค (สรุปโดยย่อ)

                 ชุมชนนักปฏิบัติกลุ่มบริหารสำนักงาน ได้ดำเนินการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ด้านเทคนิคการคิดตามงาน มาอย่างต่อเนื่องตั้งแต่ปี 2560 เพื่อเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ดีกว่ามาเป็นเครื่องมือในการติดตาม งานเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพบุคลากรในการปฏิบัติงานของหน่วยงาน จากสถานการณ์ต่อเนื่องดังกล่าวสำหรับในปี 2564 กลุ่มบริหารสำนักงานได้นำองค์ความรู้ จาก 2560-2563 และนำเทคโนโลยีใหม่มาเชื่อมโยงผสมผสานกันเพื่อสร้างเป็นเทคนิค FAST เพื่อการติดตามงานบริหารสำนักงาน 

  การนำเอาเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน สร้างเป็นเทคนิคใหม่ที่ผสมผสานในการติดตามงาน ไม่ได้ยึดติดในรูปแบบเดิมๆเป็นการสร้างโมเดลใหญ่ในการติดตามงาน นำการเชื่อมโยงแอพพลิเคชั่นที่เคยได้ศึกษาทั้งหมดมาเชื่อมโยงปฏิบัติงานติดตามการบริหารสำนักงาน โดยใช้แนวคิดการลดความวุ่นวายในการทำงาน ด้วยเครื่องมือสื่อสารยุคใหม่นี้โดยมีเป้าหมาย ด้วย Application ที่เหมาะสมป็นเทคนิคติดตามงามร่วมกับการเป็น Future Smart Office  ใช้ Asana เป็นตัวบริหารจัดการติตามงาน เชื่อมโยงต่อไปเช่น ไปที่ Google calendar หรือไปที่ Microsoft 365 ขึ้นอยู่กับการใช้งานที่เหมาะสม เพื่อรองรับการทำงานแบบ Remote Working ที่จะเป็นรูปแบบการทำงานในอนาคต  จาก Work from Home กล่าวสู่ Hybrid Work Model

2. วัตถุประสงค์

1. เพื่อพัฒนาเทคนิค FAST เพื่อการติดตามงานบริหารสำนักงาน

2. เพื่อประเมินประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานด้วยการบูรการสารสนเทศ

3. ลักษณะงานที่ปฏิบัติ

การบริหารสำนักงานให้มีประสิทธิภาพ ปัญหาที่พบในการปฏิบัติงานคือการติดตามงานบริหารสำนักงาน การ Work from Home นานๆไม่ได้ดีที่สุด เพื่อการติดตามงานบริหารสำนักงาน การใช้เทคโนโลยีหรืออุปกรณ์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานแบบ Work Remote มุ่งสู่การใช้เทคโนโลยีเพื่อเชื่อมโยงการทำงาน จัดเก็บ ข้อมูล และประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน อำนวยความสะดวกแก่ในการติดตามงานและปฏิบัติงาน

4. แนวคิด/ขั้นตอน/วิธีการ (สรุป)

การได้มาขององค์ความรู้ ใช้วิธีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากเทคนิคการเล่าเรื่อง จากการแลกเปลี่ยนกับผู้เชี่ยวชาญ จากการศึกษาข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นๆ สรุปเป็นองค์ความรู้เรื่อง  “เทคนิค FAST  เพื่อการติดตามงานบริหารสำนักงาน ”    เพื่อลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน ลดระยะเวลาในการดำเนินการและสะดวกในการเก็บข้อมูลได้มากกว่าเดิม ลดความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูล การเข้าถึงข้อมูลสามารถทำได้ทุกคนในส่วนงานที่รับผิดชอบ ไม่กระทบกับระบบสารสนเทศมีหน่วยงานใช้อยู่เดิม ลดการใช้กระดาษ และตอบสนองการใช้ชีวิตแบบ New Normal การทำงานแบบ WFH

5. ข้อควรระวัง (ถ้ามี)

            เนื่องจากเป็นเรื่องใหม่ จึงต้องจัดให้มีการอบรมและแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในช่วงแรก Asana  การไม่สามารถสร้างเช็คลิสต์ ใน task ได้ แถบ status บอกสถานะงานซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่น่าใช้อีกตัวหนึ่งก็ต้องเสียเงินเพิ่ม ส่วนตรง Column ก็มีฟีเจอร์ให้เลือกน้อยมากหากเปรียบเทียบเวอร์ชั่นฟรีกับซอฟต์แวร์ตัวอื่น รวมถึงไม่มี Desktop app แต่ต้องใช้ร่วมกับโปรแกรมอื่น

6. เคล็ดลับ/เทคนิคพิเศษ (Tips and Tricks) (สรุปโดยย่อ)

            การใช้ เทคนิค FAST ควรจะเป็นการนำ Apps. มาใช้เชื่อมโยงกันโดยดูความเหมาะสมของการใช้งานที่สำคัญต้องตอบโจทย์ WFH ได้ การนำเอาเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น สร้างเป็นเทคนิคใหม่ที่ผสมผสานในการติดตามงาน ไม่ได้ยึดติดในรูปแบบเดิมๆเป็นการสร้างโมเดลใหญ่ในการติดตามงาน

7. ผลของการดำเนินงาน (Output) (สรุปโดยย่อ)

            การใช้เทคโนโลยีเพื่อเชื่อมโยงการทำงาน จัดเก็บ ข้อมูล และประสานงานอย่างมีประสิทธิภาพ ประโยซน่ที่ได้รับ เพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานของ หน่วยงาน บุคลากรสายสนับสนุนทุกคนเป็นกลุ่มเป้าหมายที่จะพัฒนาความรู้และทักษะตามประเด็น มีช้อสรุปร่วมกัน แนวปฏิบัติการโดยใช้ เทคนิค FAST  เพื่อการติดตามงานบริหารสำนักงาน ข้อมูลข่าวสาร ถูกต้อง รวดเร็ว สะดวก เป้าประสงค์ ลดการใช้กระดาษ ลดขั้นตอนและระยะเวลาในการแจ้งเวียน ลดการสูญหายของ เอกสาร และได้นำแนวปฏิบัติการน่าเทคโนโลยีมาใช้ในการปฏิบัติงาน  สดการแพร่ระบาดของโรค ตอบสนองการทำงานแบบWFH

8. ผลลัพธ์ของการดำเนินงาน (Outcome) (สรุปโดยย่อ)

สิ่งที่ได้รับจากการใช้เทคนิค FAST  ๑.มี To do list และกำหนด Deadline ที่ชัดเจน 2. ตกลงเรื่อง Working

Hour และช่องทางการติดต่อให้ชัดเจน 3. ใช้ Software เพื่อบันทึกการทำงานในแต่ละวัน (Work log) 4. ใช้ Application  เพื่อช่วยในการบริหารจัดการ Project  5. ติดต่อออนไลน์ เพื่อระดมความคิด และรับทราบข้อมูลร่วมกัน 6. ใช้ Online Storage เพื่อความสะดวกในการส่งงาน

 9. ประโยชน์ที่ได้รับ (สรุปโดยย่อ)

            ในองค์ความรู้เรื่อง “เทคนิค FAST  เพื่อการติดตามงานบริหารสำนักงาน ”พบว่า สามารถใช้งานได้จริงในปัจจุบันและมีประโยชน์ต่อหน่วยงาน โดยส่วนบริหารจัดการข้อมูล นำ “FAST” เทคนิคมาประยุกต์ใช้ในหน่วยงานสำหรับบริหารจัดการข้อมูลและทำงานร่วมกัน  Asana คือ Application ที่ช่วยให้งาน Project เป็นเรื่องง่ายไม่ว่าจะเรื่องการจัดการงานหรือการติดตามงานของทีมที่ช่วยให้ ประหยัดเวลาจากการไล่อ่านอีเมล์ในแต่ละวันแล้วยังช่วยให้การทำงานเป็นทีมราบรื่น ติดตามงานได้ง่าย  ลดเวลา ลดข้อผิดพลาด ทันเวลา และตอบสนองการทำงานแบบ WORK FORM HOME  โดยที่ ๑.รายละเอียดของงานแต่ละอย่างผ่านเว็บไซต์และ Mobile application ได้ทุกที่ทั้งในเวลาราชการ และนอกเวลาราชการ ตลอด 24 ชั่วโมง ๒. มองเห็นงานดำเนินไปถึงขั้นไหนหรือติดขัดที่ขั้นตอนไหน และช่วยเหลืองานหลักกันได้ ๓.สามารถสับเปลี่ยนงานแต่ละคนได้ง่าย เรียนรู้รายละเอียดงานจากลิสต์และการ์ดได้ทันที และมีประโยชน์ด้านการจัดการข้อมูลจากงานเอกสารที่มีมาก ค้นหาเอกสารได้ง่ายด้วยตัวเอง

10. ปัจจัยแห่งความสำเร็จ (สรุปโดยย่อ) 

1. ผู้นำและการสร้างกลยุทธ์   กุญแจสำคัญที่สุด คือผู้บริหารสูงสุดขององค์กร การจัดการความรู้เป็นส่วนหนึ่งของ

นโยบายขององค์กร และเป็นไปในทิศทางเดียวกับกลยุทธ์ขององค์กร 

2.   วัฒนธรรมและพฤติกรรมของคนในองค์กร

            3.   Technology 

4.   การมีระบบการให้รางวัลและการยกย่องในรูปแบบต่างๆ ที่กระตุ้นให้คนสนใจที่จะแบ่งปันความรู้

11. แนวทางการพัฒนาในอนาคต (สรุปโดยย่อ)

แนวทางในการพัฒนาสู่นวัตกรรมเพื่อเป้าหมายข้างหน้าคือ การทำเพื่อดำเนินการตามแนวคิด จาก Work from Home ถึง Hybrid Work Model โดยให้เทคโนโลยีเป็นส่วนสำคัญในการสร้าง Hybrid Working ด้วยนิยาม จาก WORK FROM HOME ถึง HYBRID WORK MODEL เทรนด์การทำงานที่ “เลือก” ได้มากขึ้น