Slack Application สำหรับการปฎิบัติงานสำนักงานคณบดีคณะวิทยาการจัดการ

1. ความเป็นมาและเหตุผล/สภาพปัญหาและอุปสรรค (สรุปโดยย่อ)

จากจัดตั้งกลุ่มความรู้สมาชิกได้ทำประชุมปรึกษาค้นหาภาระงานหรือปัญหาจากการปฏิบัติงานของภาระงานประจำแต่ละฝ่ายงาน พิจารณาเห็นชอบร่วมกันโดยผ่านการประชุมและสมาชิกมีการระดมความคิดแลกเปลี่ยนเรียนรู้โดยได้พิจารณาสกัดข้อปัญหาการปฏิบัติงานในช่วงสถานการณ์โควิด 19 ส่งผลให้ภาครัฐ ภาคธุรกิจ และสถาบันการศึกษาต่างๆ จำเป็นต้องปรับตัวในรูปแบบการบริหารองค์กร การติดต่อสื่อสารยุคดิจิทัลแบบ new normal หรือ การบริหารงาน การสื่อสาร การทำงานแบบ Work Form Home หรือแม้แต่การ disruption ต่างๆ ในการปฏิบัติงานที่เปลี่ยนไป  โดยปัจจุบันทั้งองค์กรภาครัฐ ภาคเอกชน หรือ องค์กรที่ดีควรเรียนรู้และปรับตัวโดยการนำ Software ต่างๆ มาประยุกต์ใช้ในการทำงานภายใต้สถานการณ์ปัจจุบัน ซึ่งจากการการวิเคราะห์องค์กรในปัจจุบันพบว่า ขาดการเตรียมความพร้อมเพื่อรับมือสถานการณ์แบบฉุกเฉิน โดยบุคลากรมักใช้แต่สิ่งรู้จักและคุ้นเคยเพื่อให้การปฏิบัติงานเดินต่อไปได้

เป้าหมายของสมาชิกจึงเป็นการศึกษาโดยมุ่งเน้นการค้นหา Application หรือเครื่องมือเพื่อเสริมประสิทธิภาพการบริหารงาน/ปฏิบัติงานภายในสำนัก โดยกลุ่มเครื่องมือที่จะมาช่วยแก้ปัญหาหรือการใช้งานในคณะวิทยาการจัดการ

2. วัตถุประสงค์

          เพื่อให้สายสนับสนุนคณะวิทยาการจัดการ มีเครื่องมือที่ตอบโจทย์การทำงานครอบคลุม ดังนี้

                    1 มีความสะดวกในการใช้งานซึ่งสามารถเรียนรู้และใช้งานได้ภายในระยะเวลาที่รวดเร็ว และการใช้งานต้องมีความยืดหยุ่นและใช้งานได้ได้กับบุคลากรทุกระดับ

                    2 เป็นชุดเครื่องมือหรือโปรแกรมที่ได้รับการยอมรับใช้งานแพร่หลายในสังคม

                    3 ต้องลดปริมาณการเก็บข้อมูลเป็นเอกสารหรือกระดาษ หรือมีคุณลักษณะเก็บข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์หรือผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์

                    4 เป็นชุดเครื่องมือที่อนุญาตให้ใช้งานได้ฟรีแบบไม่คิดค่าใช้จ่ายตลอดการใช้งาน

                    5 สามารถแก้ไขปัญหาหรือเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานที่มีอยู่ได้

                    6 ชุด Application ต้องมความเป็น Collaboration Concept

3. ลักษณะงานที่ปฏิบัติ

          3.1 สภาพการปฏิบัติงานเดิม

                   ใช้วิธีการสื่อสารผ่าน Application Line, Facebook เป็นตัวช่วยในการปฏิบัติงาน

          3.2 สภาพการปฏิบัติงานใหม่

                   ใช้วิธีการสื่อสารผ่าน Application Slack เป็นหลักในการปฏิบัติงาน โดยสามารถแยกเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวออกจากกัน

4. แนวคิด/ขั้นตอน/วิธีการ (สรุป)

          P การลดขั้นตอน/ระยะเวลาการดำเนินงาน

          P ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

          P พัฒนาคุณภาพชีวิตในการทำงาน

          P สร้างประโยชน์และความพึงพอใจแก่ผู้รับบริการ

5. ข้อควรระวัง (ถ้ามี)

          -

6. เคล็ดลับ/เทคนิคพิเศษ (Tips and Tricks) (สรุปโดยย่อ)

“Slack คือ ง่าย ครบ จบใน app เดียว” ให้เพิ่ม App Slack เข้าไปในการทำงาน/ติดตาม/สั่งการ/บริหารงาน โดยเป็น App สำหรับทำงานซึ่งจะแยกเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวออกจากกัน

7. ผลของการดำเนินงาน (Output) (สรุปโดยย่อ)

กลุ่มสมาชิกฯ จึงทำการคัดเลือก Application Slack เป็นให้เป็นเครื่องมือหลักในการศึกษาและทดสอบการใช้งานต่อไป โดยประมาณการเวลาศึกษาและทดสอบกำหนดให้เป็นระยะเวลา 2 เดือน โดยประมาณ (1 เมษายน – 30 พฤษภาคม 2564)  โดยทางกลุ่มได้พบปัญหาระหว่างการศึกษา และได้หาแนวทางขจัดปัญหาในระหว่างการศึกษา โดยมีผลการดำเนินงานและการทดสอบเป็นที่น่าพอใจระหว่างสมาชิกกลุ่มความรู้

8. ผลลัพธ์ของการดำเนินงาน (Outcome) (สรุปโดยย่อ)

กลุ่มความรู้ SMART FMS คณะวิทยาการจัดการ มีเครื่องมือในการสนับสนุนการบริหารงานสำหรับใช้ในการปฏิบัติงานจริง โดยเป็น Software Application Slack ในการสื่อสารและติดตามการดำเนินงานสำหรับสายงานสนับสนุนคณะวิทยาการจัดการ โดยใช้นัดหมายการประชุม On-line ติดตามงาน รับ-ส่งไฟล์งาน และมีการทำงานร่วมกับ Application อื่นๆ ภายในระบบ Slack เอง และทางกลุ่มได้สรุปองค์ความรู้ จัดทำเป็นกระบวนการ/วิธีปฏิบัติงาน ที่พร้อมเผยแพร่ให้บุคลากรที่สนใจศึกษาและนำไปสู่การปฏิบัติ โดยมีคู่มือการใช้งาน Application Slack สำหรับแนะนำการใช้งาน เผยแพร่ปรากฏในเว็บไชต์ของหน่วยงานคณะวิทยาการจัดการ www.fms.ssru.ac.th

9. ประโยชน์ที่ได้รับ (สรุปโดยย่อ)

1. หัวหน้าสำนักงาน/หัวหน้าฝ่าย มีเครื่องมีอในการสื่อสาร ติดตาม บริหารทีมงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. ผู้ปฏิบัติงาน มีเครื่องมือในการสื่อสาร รายงานผลการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. กลุ่มความรู้สามารถนำ Application Slack ไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงาน หรือใช้เป็นเครื่องมือสนับสนุนในการสื่อสาร/ติดตาม/บริหารทีมงานอย่างมีประสิทธิภาพ

10. ปัจจัยแห่งความสำเร็จ (สรุปโดยย่อ) 

1 ความร่วมมือของสมาชิกในกลุ่ม

2 การให้คำปรึกษาของผู้ทรงคุณวุฒิ ผศ.ดร.ศันสนีย์ จะสุวรรณ์

3 การอำนวยความสะดวกในเรื่องสถานที่ ทรัพยากรที่เอื้อต่อการค้นคว้า ทดสอบปฎิบัติ และอื่นๆ ในมหาวิทยาลัย

11. แนวทางการพัฒนาในอนาคต (สรุปโดยย่อ)

ผศ.ดร.ศันสนีย์ จะสุวรรณ์ ผู้ทรงคุณวุฒิประจำกลุ่มได้เสนอแนะให้ทางกลุ่มสมาชิกฯ ศึกษาเพื่อต่อยอดองค์ความรู้ต่อไปในการศึกษา Application อื่นๆ เพื่อสนับสนุนการทำงานร่วมกับระบบสารสนเทศตัวอื่นๆ ของมหาวิทยาลัย และยกระดับการปฏิบัติงานให้เท่าทันโลกในยุค New Normal ต่อไป