เทคนิคการเข้าใช้งานระบบรับสมัคร (TCAS) มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา

1. ความเป็นมาและเหตุผล/สภาพปัญหาและอุปสรรค (สรุปโดยย่อ)

       กลุ่มงานบริการการศึกษา ประกอบด้วย 4 ห้อง ดังนี้ 1) หลักสูตรและการสอน 2) รับเข้าศึกษา 3) ทะเบียนและประมวลผล 4) บริการระดับบัณฑิตศึกษา เกิดจากการรวมตัวของบุคลากรสายสนับสนุนวิชาการที่ปฏิบัติงานด้านงานบริการการศึกษา มีภารกิจหน้าที่ดูแล ประสานงานและให้บริการเกี่ยวกับข้อมูลการศึกษาของนักศึกษา แต่ละคณะ/วิทยาลัย/ศูนย์ให้การศึกษา ตั้งแต่แผนการเรียน หลักสูตรและการสอน การรับสมัครสอบคัดเลือกเข้าศึกษา การขึ้นทะเบียนเป็นนักศึกษา การลงทะเบียน การสอบคัดเลือก การตรวจสอบผลการเรียนและออกเอกสารการศึกษา ตลอดจนการสำเร็จการศึกษา นั้น 

            ในปีการศึกษา 2562 มหาวิทยาลัยเข้าร่วมการรับสมัครนักศึกษาระบบ TCAS (Thai University Central Admission System) ซึ่งเป็นไปตามนโยบายกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัย และนวัตกรรม (อว.) ที่ให้มหาวิทยาลัยในระดับอุดมศึกษาเข้าร่วมการรับสมัครในระบบ TCAS กลุ่มรับเข้าศึกษาได้ดำเนินการแลกเปลี่ยนรู้ระบบการรับสมัครในระบบ TCAS กับทางคณะวิทยาลัย และศูนย์การศึกษาไปแล้วในปีการศึกษา 2562 โดยองค์ความรู้ที่ใช้ในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ คือ พัฒนาระบบการรับสมัครสอบคัดเลือกในระบบ TCAS ซึ่งจะมีขั้นตอนวิธีการรับสมัครในแต่ละรอบที่แตกต่างกัน ไม่ว่าจะรอบการรับด้วย Portfolio รอบโควตา รอบ Admission 1 รอบ Admission 2 และรอบรับตรงอิสระ ในปีการศึกษา 2563 มหาวิทยาลัยกำลังดำเนินการพัฒนาระบบการรับสมัครเข้าศึกษาของมหาวิทยาลัยใหม่ ซึ่งสมาชิกในกลุ่มรับเข้าศึกษาได้ร่วมกันทบทวนกระบวนการรับนักศึกษาในระบบ TCAS ร่วมกันระหว่างหน่วยงานคณะ วิทยาลัย ศูนย์การศึกษา และกองบริการการศึกษา เราพบปัญหาและความต้องการของผู้สมัคร ดังนี้ 1. มหาวิทยาลัยมีระบบการรับสมัคร มีคู่มือการเข้าใช้งานระบบรับสมัคร แต่ยังมีบางขั้นตอนของการสมัครที่ผู้สนใจสมัคร ผู้ปกครอง ยังไม่เข้าใจในกระบวนการวิธีการสมัคร ที่เพิ่งดำเนินการสมัครเรียนในครั้งแรก 2. การเปลี่ยนแปลงการใช้งานระบบรับสมัครนักศึกษา (เปลี่ยนระบบใหม่) 3. บุคลากรผู้ปฏิบัติงานในส่วนของการรับนักศึกษายังขาดความรู้ความเข้าใจในวิธีการ และขั้นตอนการรับสมัครสอบคัดเลือกในระบบ TCAS ทั้งนี้ สมาชิกกลุ่มได้ใช้เครื่องมือถอดบทเรียน ระหว่างสมาชิกที่มีประสบการณ์ และความเชี่ยวชาญจนได้องค์ความรู้ที่จำเป็นในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยได้ทบทวนองค์ความรู้จากปีการศึกษา 2563 เทคนิคการจัดการระบบฐานข้อมูลประวัตินักศึกษาใหม่มาผสมกับองค์ความรู้ในปีการศึกษา 2562 พัฒนาระบบการรับสมัครสอบคัดเลือกในระบบ TCAS จนได้องค์ความรู้ที่จำเป็นในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ คือ เทคนิคการเข้าใช้งานระบบรับสมัคร (TCAS) มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา ในการดำเนินงานให้ตอบสนองตามยุทธศาสตร์ที่ 1 พัฒนามหาวิทยาลัยให้เป็นเอตทัคคะอย่างยั่งยืน และเป้าประสงค์ในเรื่อง มหาวิทยาลัยมีการบริหารงานที่สอดคล้องตามหลักธรรมมาภิบาล โดยมีสมาชิกกลุ่มประกอบไปด้วย บุคลากรสายสนับสนุนวิชาการที่ดำเนินการในส่วนการรับสมัครนักศึกษา จากคณะ/วิทยาลัย ดังนี้ 1) กองบริการการศึกษา 2) คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ 3) คณะเทคโนโลยีอุตสาหกรรม 4) คณะวิทยาการจัดการ 5) คณะศิลปกรรมศาสตร์ 6)วิทยาลัยนวัตกรรมและการจัดการ 7) วิทยาลัยสถาปัตยกรรมศาสตร์ 8) วิทยาลัยการเมืองและการปกครอง 9) วิทยาลัยการจัดการอุตสาหกรรมบริการ และ 10) โรงเรียนสาธิตมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา

ทั้งนี้ กลุ่มงานบริการการศึกษา ห้องรับเข้าศึกษา ได้ดำเนินงานจัดการความรู้ตามแนวทางที่มหาวิทยาลัยกำหนด มีแผนการประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ สกัดองค์ความรู้ และนำเทคนิค องค์ความรู้ที่ได้ไปใช้ในการเป็นแนวทางสำหรับผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องในการพัฒนานวัตกรรมและเทคโนโลยีมาปรับปรุงแก้ไขการจัดการระบบรับสมัครสอบคัดเลือกเข้าศึกษาในระบบ TCAS ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและตอบสนองความพึงพอใจแก่ผู้รับบริการ

2. วัตถุประสงค์

            เพื่อนำเทคนิค องค์ความรู้ที่ได้ไปใช้ในการเป็นแนวทางสำหรับผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องในการพัฒนานวัตกรรมและเทคโนโลยีมาปรับปรุงแก้ไขการจัดการระบบรับสมัครสอบคัดเลือกเข้าศึกษาในระบบ TCAS ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและตอบสนองความพึงพอใจแก่ผู้รับบริการ

3. ลักษณะงานที่ปฏิบัติ

            3.1 สภาพการปฏิบัติงานเดิม

                        - ขั้นตอนการสมัครยังไม่ครอบคลุมกับผู้ใช้งาน

            3.2 สภาพการปฏิบัติงานใหม่

                        - พัฒนาระบบรับสมัคร (TCAS) มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา โดยใช้เทคนิคที่ได้จากการแลกเปลี่ยนรียนรู้

4. แนวคิด/ขั้นตอน/วิธีการ (สรุป)

            £ การลดขั้นตอน/ระยะเวลาการดำเนินงาน

            £ ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

            £ พัฒนาคุณภาพชีวิตในการทำงาน

            R สร้างประโยชน์และความพึงพอใจแก่ผู้รับบริการ

5. ข้อควรระวัง (ถ้ามี)

6. เคล็ดลับ/เทคนิคพิเศษ (Tips and Tricks) (สรุปโดยย่อ)

            เทคนิคพิเศษ คือ มีการต่อยอดองค์ความรู้อย่างต่อเนื่องทุกปี สมาชิกสามารถนำปัญหาที่พบในการปฏิบัติงานมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันเพื่อนำมาพัฒนาระบบการรับสมัครนักศึกษาใหม่ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

7. ผลของการดำเนินงาน (Output) (สรุปโดยย่อ)

            พัฒนาระบบการสมัครคัดเลือก TCAS ให้แสดงข้อมูลที่ครอบคลุมกับผู้ใช้งาน ดังนี้

            1. รายละเอียดของผู้สมัคร เช่น เลขที่ผู้สมัคร, สาขาวิชาที่สมัคร, ศูนย์การศึกษาที่เลือกสมัคร เป็นต้น

            2. ตรวจสอบสถานะการชำระเงินค่าสมัคร

            3. รายละเอียดการสอบคัดเลือก เช่น วัน เวลา และสถานที่สอบ

            4. เอกสาร หลักฐานที่ใช้ในการสอบคัดเลือก

            5. ประกาศผลการสอบคัดเลือก

            6. แจ้งเตือนสถานะกำหนดการยีนยันสิทธิ์ในระบบ TCAS ตามกำหนดของ ทปอ. (ที่ประชุมอธิการบดีแห่งประเทศไทย)

            7. ผลการยืนยันสิทธิ์ในระบบ TCAS

            8. ประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าศึกษา

            9. รายละเอียดการกรอกประวัตินักศึกษาใหม่

8. ผลลัพธ์ของการดำเนินงาน (Outcome) (สรุปโดยย่อ)

            เทคนิคการเข้าใช้งานระบบรับสมัคร (TCAS) มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา โดยมีการจัดทำคู่มือการเข้าใช้งานระบบ TCAS และคลิป VDO การสมัครสอบคัดเลือกให้กับผู้รับบริการ

9. ประโยชน์ที่ได้รับ (สรุปโดยย่อ)

            ระบบการรับสมัครสอบคัดเลือกบุคคลเข้าศึกษา TCAS ผ่านระบบอินเตอร์เน็ต เป็นการพัฒนากระบวนการรับสมัครนักศึกษาใหม่และเทคนิคการเข้าใช้งานระบบรับสมัคร (TCAS) ให้ดียิ่งขึ้น ซึ่งได้มีการเก็บข้อมูลปัญหาจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ปีที่ผ่านมา โดยการนำปัญหาและองค์ความรู้ที่ได้มาพัฒนาเว็บไซต์ฝ่ายรับเข้าศึกษาและระบบรับสมัครนักศึกษาใหม่ (TCAS) ประโยชน์ของผู้รับบริการ ช่วยลดขั้นตอนการสมัครสอบคัดเลือก ลดปัญหาการผิดพลาดในการกรอกข้อมูลการสมัครสอบ ระยะเวลาในการสมัครสอบคัดเลือก ขั้นตอนการชำระเงินค่าธรรมเนียมการสมัครสะดวกและรวดเร็ว ผู้รับบริการสามารถเข้าถึงข้อมูลการสมัครสอบคัดเลือก โดยระบบรับสมัครได้มีการเผยแพร่คู่มือการเข้าใช้งานระบบเพื่อให้ผู้รับบริการสามารถเข้าใจง่ายและสมัครได้ตามระยะเวลาที่กำหนด ทั้งนี้ระบบยังแสดงสถานะภาพรวมของการสมัครคัดเลือกของผู้สมัครในแต่ละประเภทของผู้สมัคร ดังนี้

            1. รายละเอียดของผู้สมัคร เช่น เลขที่ผู้สมัคร, สาขาวิชาที่สมัคร, ศูนย์การศึกษาที่เลือกสมัคร เป็นต้น

            2. ตรวจสอบสถานะการชำระเงินค่าสมัคร

            3. รายละเอียดการสอบคัดเลือก เช่น วัน เวลา และสถานที่สอบ

            4. เอกสาร หลักฐานที่ใช้ในการสอบคัดเลือก

            5. ประกาศผลการสอบคัดเลือก

            6. แจ้งเตือนสถานะกำหนดการยีนยันสิทธิ์ในระบบ TCAS ตามกำหนดของ ทปอ. (ที่ประชุมอธิการบดีแห่งประเทศไทย)

            7. ผลการยืนยันสิทธิ์ในระบบ TCAS

            8. ประกาศรายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าศึกษา

            9. รายละเอียดการกรอกประวัตินักศึกษาใหม่

10. ปัจจัยแห่งความสำเร็จ (สรุปโดยย่อ) 

            1. ผู้บริหารทุกระดับให้ความสำคัญและสนับสนุนการจัดการความรู้ทางด้านนี้อย่างจริงจังต่อเนื่อง และสนับสนุนงบประมาณอย่างเพียบพอ รวมทั้ง มีการสื่อสารตรงกันในเรื่อง KM ของมหาวิทยาลัย

            2. มีการมอบหมายงานที่ชัดเจน สมาชิกเข้าใจวัตถุประสงค์ เป้าหมาย และยอมรับภารกิจหลักของกลุ่มความรู้

            3. สมาชิกในกลุ่มให้ความร่วมมือในการสร้างองค์ความรู้ใหม่ แบ่งปันความรู้ และนำความรู้ที่อยู่มาเป็นฐานในการต่อยอดความรู้ของสมาชิกใหม่ต่อไป           

            4. ความพร้อมด้านเทคโนโลยีที่ช่วยในการติดต่อสื่อสารระหว่างสมาชิก และเป็นสื่อกลางในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ไม่ว่าจะเป็น คอมพิวเตอร์, โทรศัพท์,ระบบอิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ

            5. การมีส่วนร่วมในการประเมินผลการทำงานของทีม มีการประเมินผลการทำงานเป็นระยะในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการและเป็นทางการ โดยสมาชิกทุกคนมีส่วนร่วมในการประเมินผลงาน ทำให้สมาชิกได้ทราบความก้าวหน้าของงาน ปัญหา อุปสรรคที่เกิดขึ้น รวมทั้งพัฒนากระบวนการทำงานหรือการปรับปรุงแก้ไข เพื่อให้งานบรรลุเป้าหมายและมีคุณภาพมากยิ่งขึ้น

            6. สมาชิกกลุ่มความรู้มีเป้าหมายในการดำเนินการรับสมัครนักศึกษาในทิศทางเดียวกัน และเพื่อให้จำนวนการรับนักศึกษาเป็นไปตามแผนการรับของมหาวิทยาลัย

11. แนวทางการพัฒนาในอนาคต (สรุปโดยย่อ)

            พัฒนาขั้นตอนการรายงานตัวนักศึกษาใหม่รูปแบบ Online มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา ประจำปีการศึกษา 2565 โดยมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา ได้มีการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ให้สามารถเชื่อมโยงระบบบริหารงานบุคคล (Smart Student Service)  ระบบงบประมาณ พัสดุ การเงิน บัญชีกองทุน ระบบงานทะเบียนเพื่อบริหารการศึกษา ระบบงานวิจัยและระบบงานประกันคุณภาพ ประจำปีงบประมาณ 2563 ซึ่งปัจจุบันฝ่ายรับเข้าศึกษาได้เริ่มใช้งานโปรแกรมการรับสมัครสอบคัดเลือกบุคคลเข้าศึกษาระดับปริญญาตรีภาคปกติ ประจำปีการศึกษา 2564 ในการรับสมัครสอบคัดเลือกนักศึกษาใหม่รอบที่ 1 Portfolio รอบที่ 2 Quota และรอบที่ 4 Direct Admission โดยได้มีการพัฒนาปรับปรุงรูปแบบเว็บไซต์ให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน การให้บริการตรวจสอบข้อมูลการสมัคร ข้อมูลการชำระเงิน การประกาศผลผู้มีสิทธิ์สอบสัมภาษณ์ ผู้ผ่านการสอบคัดเลือก ผู้ยืนยันสิทธิ์เข้าศึกษา และรายงานตัวนักศึกษาใหม่ สามารถให้บริการได้สะดวกรวดเร็วเข้าถึงลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย จากการใช้งานระบบรับสมัครทั้ง 3 รอบ ที่มหาวิทยาลัยดำเนินการรับสมัครสอบคัดเลือกผ่านเว็บไซต์ https://admission.ssru.ac.th/ จากการเก็บข้อมูลการให้บริการนักศึกษาสามารถสรุปได้ว่าการใช้งานระบบรับสมัครสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ฝ่ายรับเข้าศึกษาได้ต่อยอดการพัฒนาระบบการรายงานตัวเข้าศึกษาโดยมีการปรับรูปแบบการยื่นเอกสารหลักฐานในการรายงานตัวเข้าศึกษาจากเดิมนักศึกษาจะต้องนำเอกสารหลักฐานรายงานตัวมายื่นในวันรายงานตัวเข้าศึกษา ได้มีการพัฒนาระบบให้นักศึกษาสามารถดาวน์โหลดเอกสารแนบมาพร้อมกับการกรอกประวัติส่วนตัวของนักศึกษาในระบบการรับสมัคร จากการรายงานตัวของนักศึกษาใหม่ปีการศึกษา 2564 ฝ่ายรับเข้าศึกษาได้มีการเก็บข้อมูลปัญหา อุปสรรค และข้อเสนอแนะที่พบจากการรายงานตัวนักศึกษาใหม่ เนื่องจากปัจจุบันเกิดการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (COVID-๑๙) ทำให้นักศึกษาไม่สามารถเดินทางเข้ามารายงานตัวนักศึกษาใหม่ที่มหาวิทยาลัยได้ รวมทั้งนักศึกษาที่เป็นชาวต่างชาติ (นักศึกษาจีน) ทางฝ่ายรับเข้าศึกษาได้มีการทบทวนกระบวนการรายงานตัวเข้าศึกษาของนักศึกษาใหม่เพื่อปรับปรุงให้เข้ากับสถานการณ์ในปัจจุบัน และเป็นการพัฒนาการให้บริการให้กับนักศึกษาให้สะดวกและรวดเร็ว โดยจะพัฒนาระบบการรับรายงานตัวนักศึกษาแบบออนไลน์ (Online) โดยนักศึกษาสามารถแนบเอกสารหลักฐานพร้อมรูปถ่ายในระบบไม่ต้องเดินทางมารายงานตัวที่มหาวิทยาลัย เจ้าหน้าที่จะเป็นผู้ตรวจสอบเอกสารและหลักฐานพร้อมรูปถ่ายหากถูกต้องจะดำเนินการออกรหัสนักศึกษาใหม่ให้กับนักศึกษา