กระบวนการยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษาผ่านอินเตอร์เน็ต ระดับปริญญาตรีที่มีประสิทธิภาพ

1. ความเป็นมาและเหตุผล/สภาพปัญหาและอุปสรรค (สรุปโดยย่อ)

กลุ่มย่อยทะเบียนและประมวลผลเกิดจากการรวมตัวของบุคลากรสายสนับสนุนวิชาการที่ปฏิบัติงานด้านงานบริการการศึกษาของคณะ/วิทยาลัย/ศูนย์การศึกษา ในปีงบประมาณ 2563 กลุ่มความรู้ได้ดำเนินการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างสมาชิกที่มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญจนได้องค์ความรู้เรื่อง ขั้นตอนการยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษาผ่านอินเตอร์เน็ตระดับปริญญาตรี ซึ่งสอดคล้องกับแผนยุทธศาสตร์ ระยะ 15 ปี (พ.ศ.2560 – 2574) SSRU 2030 ของมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา ทิศทางการพัฒนามหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทาในอนาคต โดยการเรียนการสอนในมหาวิทยาลัยต้องให้เด็กรู้จักบริหารชีวิตตัวเองเป็น สำหรับในปีงบประมาณ 2564 กลุ่มความรู้ได้ร่วมกันทบทวนกระบวนการและสรุปประเด็นปัญหาในการปฏิบัติงานของขั้นตอนการยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษาผ่านอินเตอร์เน็ตระดับปริญญาตรีในปีงบประมาณ 2563 เพื่อนำมาปรับปรุงและต่อยอดองค์ความรู้ใหม่ในปีการศึกษา 2564

สมาชิกกลุ่มได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่องขั้นตอนการยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษาผ่านอินเตอร์เน็ตในปีงบประมาณ 2563 แล้วพบว่า ปัญหาในการยื่นคำร้องของนักศึกษา คือ นักศึกษายังขาดความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับคุณสมบัติของผู้ที่จะยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษา เช่น กำหนดการถ่ายรูปชุดครุยและระยะเวลาที่รูปจะโหลดขึ้นในระบบ นักศึกษาต้องสอบผ่านภาษาอังกฤษและICT ของมหาวิทยาลัย ลงทะเบียนและชำระเงินภาคเรียนสุดท้ายแล้วยื่นคำร้องได้ไม่ต้องรอผลการเรียนแสดงในระบบ การลงทะเบียนเรียนใหม่นักศึกษาต้องยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษาใหม่ กำหนดการประกาศรายชื่อสำเร็จการศึกษา เป็นต้น รวมไปถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นหากนักศึกษายื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษาไม่ทันตามกำหนดประกาศกิจกรรมวิชาการ เนื่องจากหากนักศึกษายื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษาล่าช้า อาจทำให้เสียโอกาสในการนำเอกสารสำเร็จการศึกษาไปสมัครงาน เพราะในปัจจุบันสถานประกอบการมีความประสงค์ในการแนบเอกสารที่สำเร็จการศึกษาแล้ว เพื่อพิจารณานักศึกษาเข้าปฏิบัติงานในสถานประกอบการ และหากล่าช้าไปจนถึงภาคเรียนถัดไป นักศึกษาต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการรักษาสภาพนักศึกษา จึงจะสำเร็จการศึกษาได้ ส่งผลให้ฝ่ายทะเบียนฯ และคณะ/วิทยาลัย/ศูนย์การศึกษา มีการปฏิบัติงานเพิ่มมากขึ้น เนื่องจากนักศึกษาบางรายต้องการสำเร็จการศึกษาตามเวลา เพื่อบรรจุงานจะต้องดำเนินการทำบันทึกข้อความผ่านระบบ E-Office เพื่อขออนุญาตสำเร็จการศึกษาเป็นกรณีพิเศษ

2. วัตถุประสงค์

          เพื่อพัฒนาการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและสอดคล้องกับความต้องการและเกิดประโยชน์สูงสุดต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

3. ลักษณะงานที่ปฏิบัติ

          3.1 สภาพการปฏิบัติงานเดิม

1. การประชาสัมพันธ์การยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษา เช่น ผ่านเว็บไซต์ฝ่ายทะเบียนฯ ที่ reg.ssru.ac.th LINE Facebook ของคณะ/วิทยาลัย/ศูนย์การศึกษา

2. ฝ่ายทะเบียนและประมวลผลเปิด-ปิดกำหนดการยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษาผ่านอินเตอร์เน็ตประจำภาคเรียนในระบบงานทะเบียนและดาวน์โหลดคำร้องขอสำเร็จการศึกษาที่ reg.ssru.ac.th ตามประกาศกิจกรรมวิชาการประจำภาคเรียนกำหนด

          3.2 สภาพการปฏิบัติงานใหม่

1. ประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับกระบวนการของผู้มีสิทธิ์ยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษา โดยนำเสนอเป็น รูปภาพ Flowchart หรือ QR-Code ผ่านเว็บไซต์ของฝ่ายทะเบียน/คณะ/วิทยาลัย/ศูนย์การศึกษา/Facebook

2. ประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับกระบวนการของผู้มีสิทธิ์ยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษา โดยทำบันทึกข้อความแจ้งอาจารย์ที่ปรึกษาผ่าน E-office ซึ่งในบันทึกข้อความประกอบด้วยคุณสมบัติของผู้มีสิทธิ์ยื่นคำร้องและช่องทางการิติดต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับเกณฑ์การสำเร็จการศึกษา เช่น เกณฑ์ ICT ถ่ายรูปชุดครุย เป็นต้น

3. ฝ่ายทะเบียนและประมวลผลเปิด-ปิดกำหนดการยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษาผ่านอินเตอร์เน็ตประจำภาคเรียนในระบบงานทะเบียนและดาวน์โหลดคำร้องขอสำเร็จการศึกษาที่ reg.ssru.ac.th ตามประกาศกิจกรรมวิชาการประจำภาคเรียนกำหนด

4. แนวคิด/ขั้นตอน/วิธีการ (สรุป)

          £ การลดขั้นตอน/ระยะเวลาการดำเนินงาน

          £ ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

          £ พัฒนาคุณภาพชีวิตในการทำงาน

          £ สร้างประโยชน์และความพึงพอใจแก่ผู้รับบริการ

5. ข้อควรระวัง (ถ้ามี)

          -

6. เคล็ดลับ/เทคนิคพิเศษ (Tips and Tricks) (สรุปโดยย่อ)

          ศึกษาข้อมูลจากบุคลากรที่มีประสบการณ์เกี่ยวกับกระบวนการยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษา และการศึกษาข้อมูลจากสถานศึกษาอื่นเพื่อนำข้อมูลที่เป็นจุดเด่นมาเป็นแนวทางในการพัฒนากระบวนการยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษาของมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา เพื่อให้สอดคล้องกับการปฏิบัติงานและความต้องการของผู้มีส่วนใดส่วนเสียเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการให้บริการ

7. ผลของการดำเนินงาน (Output) (สรุปโดยย่อ)

          กระบวนการยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษาผ่านอินเตอร์เน็ต ระดับปริญญาตรีที่มีประสิทธิภาพ เป็นการประชาสัมพันธ์ขั้นตอนการสำเร็จการศึกษาของนักศึกษา โดยเริ่มตั้งแต่การประชาสัมพันธ์คุณสมบัติผู้มีสิทธิ์ยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษา ช่องทางการติดต่อหน่วยงานที่รับผิดชอบเกี่ยวกับเกณฑ์การสำเร็จการศึกษาผ่านอาจารย์ที่ปรึกษา สแกน QR-CODE เพจfacebook จนถึงขั้นตอนการติดตามข้อมูลกำหนดการพระราชทานปริญญาบัตร

8. ผลลัพธ์ของการดำเนินงาน (Outcome) (สรุปโดยย่อ)

          การวิจัยเรื่อง ประสิทธิภาพของกระบวนการยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษา ของนักศึกษาระดับปริญญาตรี มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา ผลการวิจัยพบว่า โดยภาพรวมประสิทธิภาพของกระบวนการยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษาผ่านอินเตอร์เน็ตอยู่ในระดับมาก เมื่อพิจารณาเป็นรายด้าน พบว่า ด้านกระบวนการ/ขั้นตอนการสำเร็จการศึกษา ด้านระบบการยื่นคำร้องขอสำเร็จการศึกษาที่ reg.ssru.ac.th และด้านช่องทางการประชาสัมพันธ์กระบวนการ/ขั้นตอนการสำเร็จการศึกษา มีประสิทธิภาพในระดับมากทุกด้าน และนักศึกษามีความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับคุณสมบัติของผู้สำเร็จการศึกษามากขึ้น อยู่ในระดับมากที่สุด

9. ประโยชน์ที่ได้รับ (สรุปโดยย่อ)

การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยลดปริมาณงาน ลดระยะเวลาการปฏิบัติงานของฝ่ายทะเบียนและประมวลผล/คณะ/วิทยาลัย/ศูนย์การศึกษาและสอดคล้องกับความต้องการ/เกิดประโยชน์สูงสุดต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

10. ปัจจัยแห่งความสำเร็จ (สรุปโดยย่อ) 

1. ผู้บริหารทุกระดับตระหนักถึงความสำคัญและประโยชน์ของการจัดการความรู้ รวมทั้งสนับสนุนกิจกรรมและงบประมาณอย่างต่อเนื่อง รวมทั้งการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้เป็นเครื่องมือในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างสมาชิกในกลุ่ม เพื่อเพิ่มช่องทางในการติดต่อสื่อสารและสะดวกรวดเร็วในการทำงานร่วมกันและมีการติดตามการจัดการความรู้เป็นระยะๆ และเป็นรูปธรรม

2. สมาชิกให้ความร่วมมือในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เพื่อให้ได้องค์ความรู้ใหม่ๆ มาพัฒนาวิธีการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและจัดกิจกรรมการจัดการความรู้อย่างสม่ำเสมอ เพื่อกระตุ้นให้สมาชิกตระหนักถึงความสำคัญในการร่วมกิจกรรมและประกวดผลงานองค์ความรู้ที่ได้จากการจัดการความรู้ และมอบรางวัลเพื่อเป็นกำลังใจให้กับสมาชิกที่มีความตั้งใจในการร่วมกิจกรรมและนำความรู้ที่ได้มาพัฒนาการปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง

11. แนวทางการพัฒนาในอนาคต (สรุปโดยย่อ)

          เก็บข้อมูลในภาคเรียนถัดไปเพื่อนำมาปรับกระบวนการให้สอดคล้องกับความต้องการของนักศึกษา ปรับรูปแบบการนำเสนอกระบวนการให้กระชับ เข้าใจง่ายมากขึ้น และเก็บข้อมูลเกี่ยวกับความรู้ความเข้าใจของนักศึกษาแต่ละชั้นปี เพื่อนำมาวิเคราะห์แนวทางในการประชาสัมพันธ์ว่าควรประชาสัมพันธ์ให้นักศึกษาทราบชั้นปีใดที่จะส่งผลให้นักศึกษาดำเนินการได้ครบตามกระบวนการ โดยการศึกษาช่องทางการรับรู้สื่อประชาสัมพันธ์ที่ส่งผลต่อการสำเร็จการศึกษาของนักศึกษาระดับปริญญาตรี มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา