กระบวนการควบคุม ดูแลรักษาวัสดุ

1. ความเป็นมาและเหตุผล/สภาพปัญหาและอุปสรรค (สรุปโดยย่อ)

กระบวนการควบคุม ดูแลรักษาวัสดุ ระดับคณะ และโรงเรียนสาธิต มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทากำหนดให้มีเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานด้านพัสดุ ต้องมีความรู้เรื่องการบริหารพัสดุภาครัฐตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 เพื่อการบริหารพัสดุให้กับหน่วยงาน โดยมหาวิทยาลัยราชภัฎสวนสุนันทา กำหนดให้แต่ละหน่วยงานจัดการบริหารงบประมาณที่ได้รับการจัดสรร และวางนโยบายการใช้จ่ายงบประมาณ ประจำปีงบประมาณไว้

          กลุ่มงานการเงินและพัสดุ เป็นสายงานระดับปฏิบัติการเพื่อสนับสนุนและอำนวยความสะดวกให้กับสายวิชาการของแต่ละคณะ ดังนั้น งานด้านพัสดุสังกัดหน่วยงาน ระดับคณะ และโรงเรียนสาธิต ภายในมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา ที่ใช้ระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560ในการดำเนินการกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องการบริหารพัสดุให้บรรลุตามเป้าหมายของหน่วยงาน ประจำปีงบประมาณ ที่หน่วยงานกำหนดวางไว้

กลุ่มนักปฏิบัติงานพัสดุ แต่ละหน่วยงานที่ปฏิบัติการงาน ด้านงานพัสดุ จำนวน 15 คนซึ่งปฏิบัติงานในหน่วยงาน ระดับคณะ และโรงเรียนสาธิต ที่ได้ศึกษาความรู้ความเข้าใจ “กระบวนการควบคุม ดูแลรักษาวัสดุ” ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 และระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560  ซึ่งได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ และกำหนดแผนการดำเนินการของกลุ่มความรู้โดยศึกษา พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560 ระเบียบ และกฎกระทรวงที่เกี่ยวข้อง เพื่อกำหนดเป้าหมายของการจัดการปัญหา และอุปสรรคของ “กระบวนการควบคุม ดูแลรักษาวัสดุ” ให้สามารถนำมาใช้ปฏิบัติงาน ได้อย่างถูกต้อง ครบถ้วนตามกระบวนการ ที่เหมาะสมแต่ละหน่วยงาน โดยการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุด้วยแอพพลิเคชั่น Google Form

2. วัตถุประสงค์

    1. เพื่อให้เจ้าหน้าที่พัสดุสามารถปฏิบัติงานไปในทิศทางเดียวกัน
    2. เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานและอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ใช้บบริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ลักษณะงานที่ปฏิบัติ
    3.1 สภาพการปฏิบัติงานเดิม

         ยังไม่มีคู่มือกระบวนการควบคุมดูแล รักษาวัสดุ และยังปฏิบัติงานการเบิกวัสดุโดยใช้แบบฟอร์มด้วยกระดาษในการเขียนเบิกวัสดุ

    3.2 สภาพการปฏิบัติงานใหม่

         มีคู่มือการปฏิบัติงานกระบวนการควบคุม ดูและรักษาวัสดุ และมีแบบฟอร์มโดยการสร้างเป็นลิ้งค์ทาง google form เป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ใช้บริการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานมากยิ่งขึ้น

4. แนวคิด/ขั้นตอน/วิธีการ (สรุป)

          þ การลดขั้นตอน/ระยะเวลาการดำเนินงาน

          £ ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

          £ พัฒนาคุณภาพชีวิตในการทำงาน

          £ สร้างประโยชน์และความพึงพอใจแก่ผู้รับบริการ

5. ข้อควรระวัง (ถ้ามี)

    -

6. เคล็ดลับ/เทคนิคพิเศษ (Tips and Tricks) (สรุปโดยย่อ)

    1. ใช้เทคนิกเข้ามาช่วยในการเบิกวัสดุ คือ สร้างฟอร์มแบบของเบิกวัสดุด้วย google form ออกมาเป็นลิ้งค์ในการเบิกวัสดุ https://forms.gle/StrmKGFHWNqFXYNG8
    2. มีวิธีการ และขั้นตอนในการสร้างแบบฟอร์ม

7. ผลของการดำเนินงาน (Output)

    สมาชิกกลุ่มการจัดการความรู้นักปฏิบัติงานพัสดุ ได้ร่วมกันวิเคราะห์ และกลั่นกรองกระบวนการปฏิบัติงาน และทำความเข้าใจเกี่ยวกับพระราชบัญญัติ การจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560  ระเบียบกระทรวงการคลัง ว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ.2560  ตลอดจนกฎกระทรวงอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง  และสรุปปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงานเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ เพื่อหาเทคนิคในกระบวนการควบคุม ดูแลรักษาวัสดุ ระดับคณะและโรงเรียนสาธิต เพื่อนำมาใช้ในการจัดทำรูปเล่ม

8. ผลลัพธ์ของการดำเนินงาน (Outcome)

    กลุ่มกระบวนการจัดซื้อ/จัดจ้างวิธีเฉพาะเจาะจง (คณะ โรงเรียนสาธิต) ได้นำเทคโนโลยีโดยการนำแอพพลิเคชั่น Google form เข้ามาช่วยในการเบิกจ่ายวัสดุ ซึ่งเป็นการช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่บุคลากรของแต่ละคณะในการเบิกวัสดุเพื่อนำไปใช้ในด้านการเรียนการสอนและบริหารจัดการในการปฏิบัติงานได้อย่างคล่องตัว และช่วยลดขั้นตอน ลดระยะเวลาในการเบิกวัสดุได้เป็นอย่างดี

9. ประโยชน์ที่ได้รับ

    1. ช่วยลดปัญหา และความยุ่งยากในการเบิกจ่ายวัสดุของแต่ละหน่วยงาน
    2. ช่วยลดขั้นตอน ช่วยลดกระดาษในการเบิกวัสดุของแต่ละหน่วยงาน
    3. ช่วยลดระยะเวลาในการปฏิบัติงานได้เป็นอย่างดี
    4. ได้นวัตกรรมและกระบวนการในการควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุ

10. ปัจจัยแห่งความสำเร็จ   

              กลุ่มนักปฏิบัติงานพัสดุจากการที่ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน จึงได้ทราบปัญหาและอุปสรรคของ กระบวนการควบคุม ดูแลรักษาวัสดุของแต่ละคณะ แต่ละหน่วยงาน และร่วมกันกำหนดเป้าหมายของการจัดการกับปัญหาและอุปสรรค เพื่อให้สามารถนำมาใช้และปฏิบัติงานจริงของแต่ละหน่วยงานได้ เช่น การนำความรู้จากหน่วยงาน นำมาปรับกระบวนการทำงานโดยการใช้เทคนิค ปรับปรุง ดัดแปลง และประยุกต์ใช้ให้เกิดความเหมาะสมต่อการดำเนินงาน และได้รับข้อเสนอแนะจากผู้ทรงคุณวุฒิ เพื่อนำมาปรับปรุงหลักและวิธีการในการปฏิบัติงานให้ดียิ่งขึ้น   

11. แนวทางการพัฒนาในอนาคต

              กลุ่มนักปฏิบัติงานพัสดุของแต่ละคณะ ได้ร่วมกันระดมความคิดและหาวิธีการ แนวทางการปฏิบัติงานการควบคมดูแลรักษาวัสดุเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ใช้บริการในการเบิกวัสดุ และจัดทำเป็นคู่มือเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานที่ไม่ใช่เจ้าหน้าที่พัสดุ สามารถปฏิบัติงานแทนได้อย่างมีประสิทธิภาพ