กระบวนการจัดทำเงินประจำตำแหน่ง

1. ความเป็นมาและเหตุผล/สภาพปัญหาและอุปสรรค

          กลุ่มงานการเงินและพัสดุ กลุ่มย่อย  กระบวนการจัดทำเงินเดือน  เกิดจากการรวมตัวของบุคลากรสายสนับสนุนวิชาการ ที่ปฏิบัติงานด้านการจัดทำเงินเดือนของหน่วยงานต่างๆ  มีการกำหนดองค์ความรู้ที่จำเป็นในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ คือ กระบวนการจัดทำเงินประจำตำแหน่ง ซึ่งตอบสนองตามยุทธศาสตร์ที่ 1 พัฒนามหาวิทยาลัยให้เป็นเอตทัคคะอย่างยั่งยืน และเป้าประสงค์ในเรื่อง มหาวิทยาลัยมีการบริหารงานที่สอดคล้องตามหลัก   ธรรมาภิบาล สมาชิกกลุ่มประกอบด้วย บุคลากรสายสนับสนุน 7 คน จาก 6 หน่วยงาน ดังนี้ 1) คณะวิทยาการจัดการ 2) คณะครุศาสตร์ 3) กองบริหารงานบุคคล 4) คณะศิลปกรรมศาสตร์ 5) บัณฑิตวิทยาลัย และ 6) วิทยานวัตกรรมและการจัดการ กลุ่มงานการเงินและพัสดุ กลุ่มย่อย  กระบวนการจัดทำเงินเดือน  ได้ดำเนินงานจัดการความรู้ตามแนวทางที่มหาวิทยาลัยกำหนด มีการประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ สกัดองค์ความรู้ และนำองค์ความรู้ที่ได้ไปใช้ในการจัดทำเงินเดือนให้เกิดข้อผิดพลาดหรือเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด

2. วัตถุประสงค์

-สมาชิกแลกเปลี่ยนเรียนรู้ สกัดองค์ความรู้ และนำองค์ความรู้ที่ได้ไปใช้ในการจัดทำเงินเดือนให้เกิดข้อผิดพลาดหรือเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด

3. ลักษณะงานที่ปฏิบัติ

          3.1 สภาพการปฏิบัติงานเดิม 

     - ยังขาดแนวทางการปฏิบัติงานที่ถูกต้องเกี่ยวกับการจัดทำเงินประจำตำแหน่ง และยังไม่ทราบระเบียบที่ชัดเจน

          3.2 สภาพการปฏิบัติงานใหม่

              - ได้ทราบแนวทางการปฏิบัติงานที่ถูกต้องเกี่ยวกับการจัดทำเงินประจำตำแหน่งและวิธีแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น และทราบระเบียบที่ชัดเจน ทำให้ปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง

4. แนวคิด/ขั้นตอน/วิธีการ

          £ การลดขั้นตอน/ระยะเวลาการดำเนินงาน

               - การทำเงินประจำตำแหน่งมีความเสี่ยงมากเพราะมันเป็นเรื่องเกี่ยวกับระเบียบอาจเกิดเกิดข้อผิดพลาดได้มาก และเป็นเรื่องใหม่ที่ทางหน่วยงานรับผิดชอบเป็นผู้ดำเนินการเอง  สมาชิกกลุ่มจึงได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันเพื่อหาขั้นตอนการเงินประจำตำแหน่ง ของพนักงาน  โดยการที่ทำการแลกเปลี่ยนปัญหาที่เกิดขึ้นทุกหน่วยงานมาจัดทำคู่มือแนวทางปฏิบัติในการคำนวณเงินประจำตำแหน่ง และแนวทางการแก้ไขปัญหาต่างๆ ขึ้นมา  เพื่อเป็นประโยชน์ต่อการเงินประจำตำแหน่ง ได้อย่างถูกต้อง ลดระยะเวลาในการทำงานในการทำงานผิดพลาด

          £ พัฒนาคุณภาพชีวิตในการทำงาน

                -  จากการที่นำกระบวนการมาเปรียบเทียบเพื่อตรวจสอบปัญหาที่เคยเกิดขึ้นด้วยการนำปัญหาต่างๆมารวบรวมแล้วนำมาทำเป็นคู่มือแนวทางปฏิบัติ  แนวทางปฏิบัติการคำนวณเงินเดือน (เงินประจำตำแหน่ง) ทำให้เจ้าหน้าที่การเงิน ที่ทำเงินเดือนเมื่อเกิดปัญหาก็สามารถนำคู่มือการทำเงินเดือน (เงินประจำตำแหน่ง) และจากความรู้ที่ได้พูดคุยแลกเปลี่ยนเรียนรู้ มาใช้ในการปฏิบัติงานการทำเงินเดือน (เงินประจำตำแหน่ง) ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งดูจากรายงานการประมวลผลเงินเดือนแต่ละเดือนจากระบบ ERP

5. ข้อควรระวัง (ถ้ามี)

          -

6. เคล็ดลับ/เทคนิคพิเศษ (Tips and Tricks) (สรุปโดยย่อ)

          - มีการประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ปัญหาและแนวทางการดำเนินงานและแนวทางการแก้ไขปัญหาที่พบ พร้อมกับได้พบผู้ทรงคุณวุฒิเพื่อให้คำแนะนำแนวทางการทำงานที่ถูกต้อง ทำให้การทำงานไปในทิศทางเดียวกันและประสบความสำเร็จ

7. ผลของการดำเนินงาน  

          - ได้เล่มคู่มือปฏิบัติงาน เรื่องแนวทางปฏิบัติการคำนวณเงินเดือน (เงินประจำตำแหน่ง)

- งานวิจัย R2R เรื่องปัญหาและแนวทางแก้ไขการจัดทำเงินเดือน (เงินประจำตำแหน่ง)

8. ผลลัพธ์ของการดำเนินงาน (Outcome)  

          - ได้เล่มคู่มือปฏิบัติงาน เรื่องแนวทางปฏิบัติการคำนวณเงินเดือน (เงินประจำตำแหน่ง)

- งานวิจัย R2R เรื่องปัญหาและแนวทางแก้ไขการจัดทำเงินเดือน (เงินประจำตำแหน่ง)

9. ประโยชน์ที่ได้รับ

1. ทำให้ในกลุ่มมีความรู้ และเทคนิคการเบิกจ่ายของกระบวนการเบิกจ่ายเงินเดือนในจัดทำเงินประจำตำแหน่ง

2. ได้แลกเปลี่ยนปัญหากระบวนการจัดทำเงินประจำตำแหน่ง มาปรับใช้กับหน่วยงานตัวเองเพื่อให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

          3.นำปัญหาต่างๆมารวบรวมแล้วนำมาทำเป็นคู่มือ “การปฏิบัติงานแนวทางปฏิบัติการคำนวณเงินเดือน (เงินประจำตำแหน่ง)” ทำให้เจ้าหน้าที่ที่ทำเงินเดือน (เงินประจำตำแหน่ง) เมื่อเกิดปัญหาก็สามารถนำคู่มือการปฏิบัติงานแนวทางปฏิบัติการคำนวณเงินเดือน (เงินประจำตำแหน่ง)  และจากความรู้ที่ได้พูดคุยแลกเปลี่ยนเรียนรู้ มาใช้ในการปฏิบัติงาน การทำเงินเดือน (เงินประจำตำแหน่ง )  ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

10. ปัจจัยแห่งความสำเร็จ

- ในกลุ่มได้มีการร่วมมือในการจัดการความรู้ เสียสละเวลาในหน้าที่งานหลักมาช่วยเหลือกันเท่าที่ตัวเองจะช่วยเหลือได้ ทำให้การดำเนินงานประสบความสำเร็จและนำไปพัฒนาในงานของตัวเองต่อไป

11. แนวทางการพัฒนาในอนาคต

          - สามารถนำองค์ความรู้ที่ได้ไปต่อยอดในการจัดทำเงินเดือน