คัมภีร์ธุรการ

ขั้นตอนการรับเข้าเอกสาร

๑. รับจดหมายและพัสดุจากไปรษณีย์
บุรุษไปรษณีย์นำจดหมายและพัสดุมาส่ง ให้เจ้าหน้าที่เซ็นรับ และตรวจสอบความถูกต้อง โดยสิ่งที่ต้องตรวจสอบได้แก่
๑.๑. เลข EMS หรือลงทะเบียน ต้องถูกต้องตรงตามใบนำส่ง
๑.๒. จำนวนจดหมายและพัสดุที่ได้รับ ต้องมีจำนวนครบตามใบนำส่ง

๒. คัดแยกจดหมายและพัสดุ
การคัดแยก จะทำการคัดแยกเป็น ๒ ประเภท ได้แก่
๒.๑ จดหมายและพัสดุที่เรียนถึงอธิการบดี
ทำการเปิดซองแล้ววิเคราะห์เอกสาร โดยเอกสารที่เรียนถึงอธิการบดีมีด้วยกัน ๒ ประเภทได้แก่

๒.๑.๑ เอกสารที่ต้องผ่านความเห็นจากอธิการบดี
ลงทะเบียนรับเอกสารเข้าระบบ e-office ตามลำดับชั้นความเร็วโดยเริ่มจาก เอกสารด่วนที่สุด ด่วนมาก และด่วน ตามลำดับ แต่จะมีเอกสารบางฉบับที่ไม่ได้ระบุชั้นความเร็ว และมีระยะเวลาในเอกสารที่เร่งด่วน ให้ทำการลงทะเบียนรับเอกสารฉบับนั้นๆก่อน ตามความเหมาะสม เช่น เอกสารที่ระบุวันที่ให้ตอบกลับ ให้ลงทะเบียนรับเอกสารฉบับนั้นก่อนถึงเวลาดังกล่าวที่ระบุมาในเอกสารให้เร็วที่สุด เป็นต้น

ขั้นตอนการลงทะเบียนรับเอกสารในระบบ e-office ได้แก่
๑) สแกนเอกสารลงในคอมพิวเตอร์
๒) ทำการลงชื่อเข้าใช้งานในระบบ e-office
๓) ไปที่หน้า “สารบรรณ” จากนั้นเลือกที่หัวข้อ “ลงทะเบียนรับ รับจากภายนอก (กระดาษ)” และ “ลงทะเบียนรับ "หนังสือรับจากภายนอก (กระดาษ)" ใหม่” ตามลำดับ

๔) กรอกข้อมูลลงในระบบ e-office ได้แก่
- เลือกสมุดเลขทะเบียนรับ ในส่วนของเอกสารที่จะส่งถึงอธิการบดี ให้เลือก “สมุดทะเบียนรับเอกสาร(มหาวิทยาลัย)ห้ามลบ (มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา)”
- เลขที่หนังสือ
- ลงวันที่ (ระบุวันที่ในเอกสาร)
- ชั้นความเร็ว (ถ้ามี)
- จาก (ระบุชื่อผู้ส่งหรือชื่อหน่วยงานนั้นๆ)
- ผู้รับ (ระบุถึงอธิการบดี หรืออื่นๆตามที่ระบุไว้ในเอกสาร)
- เรื่อง (หากเอกสารฉบับนั้นไม่ระบุชื่อเรื่องให้เจ้าหน้าที่ทำการอ่านแล้ววิเคราะห์ชื่อเรื่องเอง โดยชื่อเรื่องต้องง่ายแก่การค้นหาในครั้งต่อไป)
๕) แนบเอกสาร โดยเลือกที่ “เอกสารต้นเรื่อง”
๖) ออกเลขทะเบียนรับ
๗) ส่งเอกสารให้เจ้าหน้าที่วิเคราะห์เอกสารก่อนส่งถึงอธิการบดี โดย
- เลือกที่ “ส่งเอกสาร”
- ค้นหาชื่อผู้รับเอกสาร
- เลือกผู้รับเอกสาร
- เลือกที่ “เข้ารหัสเอกสารที่ออกเลข และส่งเอกสารตามผู้รับข้างต้น”

๒.๑.๒. เอกสารที่สามารถส่งไปยังหน่วยงาน โดยไม่ต้องผ่านความเห็นจากอธิการบดี
ลงทะเบียนรับเอกสารเข้าระบบ e-office ตามขั้นตอนการลงทะเบียนรับเอกสารในระบบ e-office ข้อ ๒.๑.๑ แต่ไม่ต้องส่งไปให้เจ้าหน้าที่วิเคราะห์เอกสาร ให้ส่งไปหน่วยงานนั้นๆได้เลย โดยลำดับการลงทะเบียนรับให้พิจารณาลงรับเอกสารที่ต้องส่งไปฝ่ายพัสดุ และกองบริการการศึกษา (ยกเว้นเอกสารแจ้งผลการตรวจสอบวุฒิการศึกษา) เป็นลำดับต้นๆ ส่วนเอกสารอื่นๆให้พิจารณาตามเนื้อหาของเอกสารแต่ละฉบับตามความเหมาะสม ซึ่งเอกสารที่ไม่ต้องผ่านความเห็นจากอธิการบดี ได้แก่

๑) เอกสารที่ต้องส่งไปกองบริการการศึกษา โดยส่งผ่านระบบ e-office ถึง ผู้อำนวยการกองบริการการศึกษาได้แก่
- เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบวุฒิการศึกษา
- เอกสารขอย้ายสถานศึกษา (ขอย้ายเข้ามาศึกษาภายในมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา)

๒) เอกสารที่ต้องส่งไปศูนย์วิทยบริการ โดยส่งผ่านระบบ e-office ถึง หัวหน้าสำนักวิทยบริการ ได้แก่
- เอกสารส่งมอบมอบหนังสือ

๓) เอกสารที่ต้องส่งไปฝ่ายพัสดุ โดยส่งผ่านระบบ e-office ถึง หัวหน้าฝ่ายพัสดุ ได้แก่
- เอกสารส่งมอบงาน
- ขอเบิกค่างวดงาน
- และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการก่อสร้างที่อยู่ภายใต้การดูแล/ภาระงานของฝ่ายพัสดุ

๔) เอกสารที่ต้องส่งไปคณะ โดยส่งผ่านระบบ e-office ถึง หัวหน้าสำนักงานคณบดีคณะต่างๆตามสังกัดของนักศึกษา ได้แก่
- เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการฝึกงาน

๕) เอกสารที่ต้องส่งไปกองบริหารงานบุคคล โดยส่งผ่านระบบ e-office ถึง ผู้อำนวยการกองบริหารงานบุคคล ได้แก่
- เอกสารแจ้งผลการตรวจสอบวุฒิการศึกษาของพนักงานมหาวิทยาลัย

๒.๑.๓. เอกสารที่ต้องผ่านความเห็นจากอธิการบดี แต่เอกสารฉบับจริงสามารถส่งไปยังหน่วยงานนั้นๆได้เลย
ลงทะเบียนรับเอกสารเข้าระบบ e-office ตามขั้นตอนการลงทะเบียนรับเอกสารในระบบ e-office ข้อ ๒.๑.๑ แต่เอกสารฉบับจริงให้บันทึกลงสมุดแล้วส่งมอบให้หน่วยงานนั้นๆได้เลย ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นเอกสารด่วนหรือเอกสารความสำคัญ ได้แก่
๑) เอกสารที่เกี่ยวข้องกับกฎหมาย - นำส่ง ฝ่ายนิติกร กองบริหารงานบุคคล
๒) เอกสารส่งมอบทุนการศึกษาที่แนบเช็คเงินสดหรืออื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการเบิกจ่ายเงินมาด้วย - นำส่ง ฝ่ายทุนการศึกษา กองพัฒนานักศึกษา
๓) เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการผ่อนผันทหาร - นำส่งฝ่ายกิจกรรมนักศึกษาและกิจการศิษย์เก่า กองพัฒนานักศึกษา
๒.๒ จดหมายและพัสดุส่วนบุคคล
จดหมายและพัสดุส่วนบุคคลแบ่งได้เป็น ๒ ประเภท ได้แก่
๒.๒.๑ จดหมายและพัสดุที่มีเลขพัสดุ
บันทึกลงสมุดรับพัสดุ เพื่อเป็นหลักฐานในการเซ็นรับจดหมายและพัสดุ
๒.๒.๒ จดหมายและพัสดุธรรมดา (ไม่มีเลขพัสดุ)
คัดแยกตามหน่วยงานและนำไปไว้ในตู้เก็บของ (รังนกกระจอก) เพื่อให้แต่ละหน่วยงานมารับพัสดุจากจุดนั้น