การพัฒนารูปแบบการจัดส่งเอกสารในระบบ e - office

1. ความเป็นมาและเหตุผล/สภาพปัญหาและอุปสรรค (สรุปโดยย่อ)

ปัจจุบันปริมาณเอกสารของส่วนราชการต่าง ๆ มีปริมาณเพิ่มขึ้นอย่างมากทำให้เกิดปัญหาต่อการบริหารงานภายในคณะ ทำให้เกิดความล้าช้า อีกทั้ง การปฏิบัติงานด้านเอกสารยังไม่เป็นมาตรฐานและถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ พ.ศ. 2548 ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์  (e-office) เป็นระบบเทคโนโลยีสารสนเทศในการบริหารจัดการเอกสาร โดยได้นำระบบเข้ามาใช้ เริ่มตั้งแต่วันที่ 1 มีนาคม 2553 ตามนโยบายของมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา ที่มุ่งเน้นให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดต้นทุนและทรัพยากร อีกทั้งเป็นการเพิ่มขีดความสามารถของบุคลากร และมาตรฐานการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพตามกรอบการบริหารจัดการภาครัฐแนวใหม่

จากความสำคัญดังกล่าวข้างต้นนั้น กลุ่มความรู้ (กลุ่มที่ 1) จึงจัดกลุ่มเพื่อศึกษาการพัฒนารูปแบบการจัดส่งเอกสารในระบบ e – office ต่อเนื่องจาก องค์ความรู้ในปี 2563 ที่กลุ่มความรู้ได้ดำเนินการศึกษาในเรื่องการสร้างเส้นทางเดินเอกสารในระบบ e – office ซึ่งจะเป็นวิธีการช่วยให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพและประโยชน์สูงสุดต่อการดำเนินงานของหน่วยงาน ตลอดจนเป็นการพัฒนางานประจำสู่งานวิจัย (R2R) ในการพัฒนาศักยภาพของเจ้าหน้าที่ และระบบการใช้งาน (e-office) ทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 

2. วัตถุประสงค์

          1.เพื่อศึกษารูปแบบการจัดส่งเอกสารในระบบ e – office ของหน่วยงาน

          2.เพื่อพัฒนารูปแบบการจัดส่งเอกสารในระบบ e – office ของหน่วยงาน

3. ลักษณะงานที่ปฏิบัติ

          3.1 สภาพการปฏิบัติงานเดิม

                     สมาชิกกลุ่มความรู้ (กลุ่มที่ 1)  ส่วนใหญ่มีความเกี่ยวข้องกับการจัดส่งเอกสารระหว่างหน่วยงานภายในเดียวกัน ภายในฝ่าย/ส่วนงาน  สำนัก  คณะ ผ่านระบบ e – office โดยปกติจะดำเนินการ สร้างเส้นทางในรูปแบบเดิม ๆ โดยใช้วิธีการเลือกผู้รับเอกสาร โดยเลือกชื่อ ทีละคนตามลำดับ หรือ ในลำดับเดียวกัน ซึ่งการจัดทำบันทึกข้อความของแต่ละคนจะใช้เวลาไม่เท่ากัน ทำให้เกิดความล่าช้า และใช้เวลานาน บางครั้งแต่ละวันอาจมีหลายฉบับ

สมาชิกกลุ่มความรู้ (กลุ่มที่ 1)  จึงได้ดำเนินการศึกษาแนวทางองค์ความรู้ใหม่ ๆ จากระบบ       e – office เพื่อมาทดลองใช้งานในการสร้างเส้นทางการจัดส่งเอกสารในระบบ e – office ในขณะเดียวกันก็พบว่าในเส้นทางที่ถูกกำหนดไว้นั้น ยังไม่มีความถูกต้อง และสมบูรณ์ต่อการใช้งาน สมาชิกกลุ่มความรู้ (กลุ่มที่ 1) จึงมีความต้องการที่จะพัฒนารูปแบบการจัดส่งเอกสาร เส้นทางในระบบ e-office ให้กับบุคลากรสายวิชาการ และบุคลากรสายสนับสนุนวิชาการเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดส่งเอกสาร พร้อมทั้งได้ทำการวิเคราะห์และศึกษาข้อมูลจากหน่วยงานภายใน พบว่า มีปัญหา 2 เรื่อง ดังนี้

1. ปัญหาที่เกิดจากปัจจัยภายนอก ประกอบด้วย 2 ปัจจัยหลัก ดังนี้

1.1 เกิดจากมีการเพิ่มลำดับบุคคลในเส้นทางหลัก

1.2 ปัญหาที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงบุคคลในเส้นทาง

2. ปัญหาที่เกิดจากปัจจัยภายใน 

             การนำเส้นทางเอกสารไปใช้ อาจมีปัญหาเกี่ยวกับการเลือกใช้รูปแบบบันทึกข้อความ บางเรื่องไม่ตรงตามวัตถุประสงค์ของเรื่อง นั้น เช่น อาจเกิดความล่าช้า จากต้นเรื่อง  หรือลงนามเอกสารค้างไว้ แต่ไม่ได้ตรวจสอบ ติดตามเอกสาร หรือ หนังสือบางประเภท เป็นหนังสือประเภทใหม่ ซึ่งอาจจะต้องเพิ่มประเภทของหนังสือในเส้นทางเอกสาร

          3.2 สภาพการปฏิบัติงานใหม่

              จากการวิเคราะห์สภาพปัญหาที่เกิดขึ้นทั้ง 2 ปัจจัยนั้น สมาชิกกลุ่มความรู้ (กลุ่มที่ 1) ได้ดำเนินการปรับปรุง โดยปรับเปลี่ยนบุคคลที่อยู่ในเส้นทางให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ให้ตรงกับประเภทของเอกสาร พร้อมทั้งจัดประเภทของเอกสารโดยแยกให้เกิดความชัดเจน มากยิ่งขึ้น การจำแนกตามประเภทเอกสาร จากเดิมทั้งหมดมี 42 แบบฟอร์ม โดยแต่ละแบบฟอร์มไม่ได้มีการใช้งานอยู่บ่อยครั้ง จึงรวบรวมแบบฟอร์มที่มีการใช้งานและดำเนินการอยู่บ่อย ๆ ได้จำนวน 12 แบบฟอร์ม  และนำมาสร้างเป็นเส้นทางมาตรฐานของหน่วยงานหรือ เส้นทางมาตรฐานส่วนบุคคลได้ เพื่อความสะดวก รวดเร็ว ในการจัดส่งเอกสาร พร้อมทั้งได้ดำเนินการศึกษาการพัฒนารูปแบบการจัดส่งเอกสารในระบบ e – office อย่างต่อเนื่องจนถึงปัจจุบัน

4. แนวคิด/ขั้นตอน/วิธีการ (สรุป)

          £ การลดขั้นตอน/ระยะเวลาการดำเนินงาน

          £ ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

          £ พัฒนาคุณภาพชีวิตในการทำงาน

          £ สร้างประโยชน์และความพึงพอใจแก่ผู้รับบริการ

5. ข้อควรระวัง (ถ้ามี)

     -

6. เคล็ดลับ/เทคนิคพิเศษ (Tips and Tricks) (สรุปโดยย่อ)

          สามารถเลือกผู้รับเอกสารพร้อมกันหลายๆคน โดยใช้เวลาไม่ถึง 2 นาที

7. ผลของการดำเนินงาน (Output) (สรุปโดยย่อ)

          มีรูปแบบเส้นทางมาตรฐานในการจัดส่งเอกสารในระบบ e – office ใช้งานในหน่วยงาน และ

8. ผลลัพธ์ของการดำเนินงาน (Outcome) (สรุปโดยย่อ)

          เป็นประโยชน์ต่อกลุ่มผู้ปฏิบัติงานและใช้งานในระบบได้อย่างดี เกิดความสะดวก รวดเร็ว พร้อมทั้งลดระยะเวลาในการจัดส่งเอกสารในการทำงาน ลดความล่าช้าต่อการจัดทำเอกสารที่ต้องส่งถึงผู้รับหลาย ๆ คน และลดความผิดพลาดที่อาจเกิดจากการเลือกบุคคลในเส้นทางผิด

9. ประโยชน์ที่ได้รับ (สรุปโดยย่อ)

สมาชิกกลุ่มความรู้ (กลุ่มที่ 1) มีความรู้ความเข้าใจ ในเรื่องของรูปแบบเส้นทางในระบบ e-office นำมาสู่การพัฒนารูปแบบการจัดส่งเอกสารในระบบ e – office ทำให้เกิดเป็นคู่มือการใช้งานเกี่ยวกับรูปแบบการจัดส่งเอกสารภายในหน่วยงาน มีการปรับปรุงเส้นทางให้ทันสมัย ตรงต่อวัตุประสงค์ของผู้ใช้งานในหน่วยงานมากขึ้น

ทั้งนี้ ยังช่วยให้ระบบการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีระบบที่ชัดเจน ง่ายต่อการปฏิบัติงาน ทำให้มีแรงบรรดาลใจในการปฏิบัติงานและสร้างผลงานไปสู่งานวิจัยที่มีคุณภาพมากขึ้น พร้อมทั้งผลิตผลงานวิจัยที่มีคุณภาพมากขึ้นต่อไป

10. ปัจจัยแห่งความสำเร็จ (สรุปโดยย่อ) 

สมาชิกกลุ่มความรู้ (กลุ่มที่ 1) ทุกหน่วยงานมีความรับผิดชอบต่อหน้าที่ของตนเอง และมีการประชุมระดมความคิดเห็นในการพัฒนารูปแบบการจัดส่งเอกสารในระบบ e – office เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ของแต่ลหน่วยงาน ทำให้การดำเนินงานในครั้งประสบความสำเร็จ บรรลุผลตามที่ตั้งไว้

11. แนวทางการพัฒนาในอนาคต (สรุปโดยย่อ)

สมาชิกกลุ่มความรู้ (กลุ่มที่ 1) สามารถนำองค์ความรู้และพัฒนางานประจำสู่งานวิจัยได้ ทำให้งานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ส่งผลให้การปฏิบัติงานมีระบบ ที่มีคุณภาพมากขึ้น พัฒนารูปแบบการจัดส่งเอกสารในระบบ e – office ให้เป็นแนวทางเดียวกันในการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงาน