การให้บริการด้วยระบบ E-Form

ความเป็นมาและความสำคัญของการจัดตั้งกลุ่ม

                                 สำนักงานคณบดีคณะวิทยาการจัดการ เป็นส่วนงานที่สนับสนุนพันธกิจหลักของคณะฯหนึ่งในภารกิจที่ได้รับมอบหมายคือ การปฏิบัติงานให้บริการด้านการเรียนการสอน ในการนี้จากจัดตั้งกลุ่มความรู้กลุ่ม FMS E-Form  ขึ้น สมาชิกได้ทำประชุมปรึกษาค้นหาภาระงานหรือปัญหาจากการปฏิบัติงานของภาระงานประจำแต่ละฝ่ายงาน พิจารณาเห็นชอบร่วมกันว่าจะนำปัญหาการให้บริการเบิกยืม-คืนอุปกรณ์ในการเรียนการสอนจากที่ปัจจุบันมีการจดบันทึกและจัดเก็บในรูปแบบเอกสารและชิ้นส่วนกระดาษให้เป็นรูปแบบจัดเก็บและบันทึกด้วยระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์ซึ่งจะนำมาใช้แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นและขจัดปัญหาที่มักเกิดขึ้นเป็นประจำได้อย่างมีประสิทธิภาพ

กลุ่ม FMS E-Form ได้กำหนดองค์ความรู้  และแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยได้มีการนำเอาเทคโนโลยี

มาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และได้มติในการพัฒนาองค์ความรู้เรื่อง“การให้บริการด้วยระบบ E-Form”

กระบวนการได้มาขององค์ความรู้

กลุ่มความรู้ฯ มีขั้นตอนการดำเนินงาน ในการจัดการความรู้ได้กำหนดแผนการจัดการความรู้

ดังนี้

1. การกำหนดองค์ความรู้หลักที่จำเป็นหรือสำคัญต่องานหรือกิจกรรมของหน่วยงาน และ

กำหนดเป้าหมายของการจัดการความรู้

2. การเสาะแสวงหาความรู้ที่ต้องการ

3. การปรับปรุง ดัดแปลง ความรู้บางส่วนให้เหมาะสมต่อการดำเนินงานของหน่วยงาน

4. การนำความรู้ที่ได้จากการจัดการความรู้มาปรับใช้ในการปฏิบัติงานจริง

5. การนำประสบการณ์จากการทำงาน และการประยุกต์ใช้ความรู้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสกัด

ออกมาเป็นขุมความรู้

6. การรวบรวมความรู้และจัดเก็บอย่างเป็นระบบโดยเผยแพร่ออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร

การนำองค์ความรู้ไปใช้ประโยชน์

การให้บริการด้วยระบบ E-Form เป็นการนำรูปแบบฟอร์มเอกสารแบบกระดาษพัฒนาให้อยู่ใน

รูปของแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ หรือจัดทำเป็นด้วยโปรแกรมประยุกต์และแสดงผลในรูปแบบเว็บไซต์ ซึ่งช่วยป้องกันความสูญหายของข้อมูลได้ดีกว่าการจัดเก็บในรูปแบบของกระดาษเอกสาร อีกทั้งการเรียกดูหรือสรุปข้อมูลรายวันสามารถทำได้ง่ายและรวดเร็วความรู้ในครั้งนี้ได้มีการจัดเก็บในรูปแบบเอกสารและรูปแบบดิจิทัลไฟล์ในคณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา

             ผลที่เกิดขึ้นจากการนำองค์ความรู้ไปใช้

                            ประโยชน์ขององค์ความรู้ สามารถนำแนวคิดการสร้างระบบ E-Form มาทดแทนระบบเอกสารอื่นๆ ได้อีกในอนาคต เพื่อลดปริมาณการใช้ทรัยากรกระดาษตามนโยบายภาครัฐ

                    การนำความรู้ไปใช้ประโยชน์ในการพัฒนางาน

1. เป็นการนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้จัดเก็บข้อมูลแทนรูปแบบการจดบันทึกด้วยกระดาษ ข้อมูล

ที่ถูกบันทึกมีความสะดวกในการสืบค้น และเก็บรักษาข้อมูลได้ยาวนาน และเป็นการใช้ทรัพยากรทางคอมพิวเตอร์ของหน่วยงานให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการให้บริการการเรียนการสอน

2. ลดการสูญหายของข้อมูลจากการลืม ไม่ระวัง จดบันทึกข้อมูลผิดพลาดของผู้ปฏิบัติหน้าที่

3. สามารถให้ข้อมูลสรุปเพื่อรายงานต่อผู้บังคับบัญชาได้อย่างถูกต้อง 

ผลสำรวจความคิดเห็นที่มีต่อระบบ E-Form  คณะวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา

การประเมินผลด้านความพึงพอใจ 4 ข้อ พบว่าค่าเฉลี่ยความพึงพอใจของผู้ใช้บริการอยู่ในระดับมาก ในด้านการลดใช้ทรัพยากรกระดาษ, ระบบใช้งานง่าย และการลดระยะเวลาบริการ โดยในด้านการให้บริการด้วยความสุภาพมีค่าเฉลี่ยความพึงพอใจของผู้ใช้บริการอยู่ในระดับมากที่สุด