“Smart and Fun ด้วย Application Trello”

1. ความเป็นมาและความสำคัญของการจัดตั้งกลุ่ม

ชุมชนนักปฏิบัติกลุ่มบริหารสำนักงาน ได้ดำเนินการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ “เทคนิคการติดตามงาน

บริหารสำนักงานด้วยสารสนเทศ” มาอย่างต่อเนื่องเพื่อเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ดีกว่ามาเป็นเครื่องมือในการติดตามงานเพื่อพัฒนาประสิทธิภาพบุคลากรในการปฏิบัติงานของหน่วยงาน

 ในปี 2563 มีการให้พนักงาน Work From Home  เทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นสิ่งจำเป็นใน

ชีวิตประจำวัน โดยจำเป็นต้องมีเครื่องมือหรือแอพพลิเคชั่นที่ใช้สามารถใช้ในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ  “Smart and Fun ด้วย Application Trello” คือ การนำ Trello  มาช่วยยกระดับการทำงาเทคโนโลยี ให้สอดคล้องกับสถานการณ์ต่างๆ และแนวคิดการดำรงชีวิตที่เปลี่ยนไป เป็นการจัดระเบียบชีวิตให้ Productive มากขึ้นด้วยตัวเอง ถ้ามองในมุม Digital Wellness หรือ Personal Productivity ที่สำคัญ

ข้อดีคือ ลดขนาดองค์กรลง สามารถทำงาน ที่ไหนก็ได้ การทำงานนอกสถานที่สามารถจัดการ

ตารางการ ทำงาน โปรเจ็คโครงการต่างๆให้มี ประสิทธิภาพ เป็นแอพพลิเคชั่นซึ่งช่วยให้การทำงานในโปรเจ็คต่างๆมีการจัดการอย่างเป็นระบบ แบ่งฝ่าย แบ่งแผนก เหมาะสมสำหรับหัวหน้าจนถึงระดับลูกน้อง

2. กระบวนการได้มาขององค์ความรู้

การดำเนินการจัดการความรู้เกี่ยวกับ “Smart and Fun ด้วย Application Trello ติดตาม

งาน” มีขั้นตอนการดำเนินงาน ในการจัดการความรู้ได้กำหนดแผนการจัด การความรู้ ดังนี้

1. การกำหนดองค์ความรู้หลักที่จำเป็นหรือสำคัญต่องานหรือกิจกรรมของหน่วยงาน และกำหนดเป้าหมายของการจัดการความรู้
2. การเสาะแสวงหาความรู้ที่ต้องการ
3. การปรับปรุง ดัดแปลง ความรู้บางส่วนให้เหมาะสมต่อการดำเนินงานของหน่วยงาน
4. การนำความรู้ที่ได้จากการจัดการความรู้มาปรับใช้ในการปฏิบัติงานจริง
5. การนำประสบการณ์จากการทำงาน และการประยุกต์ใช้ความรู้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และสกัดออกมาเป็นขุมความรู้
6. การรวบรวมความรู้และจัดเก็บอย่างเป็นระบบโดยเผยแพร่ออกมาเป็นลายลักษณ์อักษร

กลุ่มได้มีการกำหนดความต้องการความรู้(Need of Knowledge) เพื่อให้ทราบว่าโดยมีวิธีการคือ

ใช้วิธีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้จากเทคนิคการเล่าเรื่อง   จากการแลกเปลี่ยนกับผู้เชี่ยวชาญ  และ จากการศึกษาข้อมูลจากแหล่งข้อมูลอื่นๆ

วิธีการจัดเก็บการจัดการความรู้อย่างเป็นระบบ สามารถอธิบายวิธีการจัดเก็บการจัดการความรู้

อย่างเป็นระบบ โดยที่มีการจัดหมวดหมู่และประเภทอย่างชัดเจน การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization) เป็นการแบ่งชนิดและประเภทของความรู้ เพื่อจัดทำระบบให้ง่ายและสะดวกต่อการค้นหาและใช้งาน โดยการตอบคำถามว่าความรู้ที่สร้างมาจะเก็บอย่างไร และจะจัดประเภทอย่างไร เป็น ความรู้ประเภทภารกิจสนับสนุน ด้านสารสนเทศ ระบบงาน (System) และค้นหาความรู้เพิ่มเติมที่เกี่ยวกับ “Trello” ได้ง่าย ทั้งภาษาอังกฤษและภาษาไทย โดยใช้ Search Engine หรือ You tube พิมพ์คำว่า “Trello”

การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification and Refinement) เพื่อให้

เข้าใจง่ายและมีความสมบูรณ์  เป็นการจัดทำรูปแบบและภาษาให้เป็นมาตรฐานเดียวกันทั่วทั้งองค์กร รวมทั้งเรียบเรียงปรับปรุงเนื้อหาให้ทันสมัย และตรงกับความต้องการ โดยการตอบคำถามว่าจะทำให้องค์ความรู้เข้าใจง่ายและสมบูรณ์ได้อย่างไร การจัดสรรงานต่างๆ ในหน่วยงานให้เป็นหมวดหมู่ โดยความรู้และเข้าใจงานทุกอย่างในหน่วยงานที่รับผิดชอบอยู่แล้วนำมาพิจารณาทำให้จัดการง่ายขึ้น ค้นหาเครื่องมือในการบริหารจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ ใช้งานได้จริงโดยใช้ “Trello” แล้วปรับงานหลัก (ลิสต์) ให้มีความเหมาะสม อย่างเช่น หนังสือเข้า หนังสือออก กฎ/ระเบียบ งานแต่ละคน/ หน่วยงาน ฯ กรณีมีหลายหน่วยงานสามารถสร้างงานหลักให้คล้ายกันในแต่ละหน่วยงานและประยุกต์เพิ่มเติมจากงานแต่ละหน่วยงานรับผิดชอบอยู่ แล้วบริหารจัดการผ่าน Mobile application ได้ง่าย โดยใช้เวลาศึกษาเพียง 15 นาที ในการใช้งานครั้งแรก

ช่องทางการเข้าถึงองค์ความรู้ (Knowledge Access) คือ ความสามารถในการเข้าถึงความรู้ได้

อย่างสะดวก รวดเร็ว ในเวลาที่ต้องการ โดยการตอบคำถามว่าเราสามารถนำองค์ความรู้มาใช้งานได้ง่ายอย่างไร หรือทำอย่างไรเพื่อจะให้เข้าถึงความรู้ได้โดยสะดวก เข้าถึงองค์ความรู้ได้ง่ายโดย ช่องทางการใช้งานในรูปแบบ Web application เข้าไปที่ URL : https://trello.com ลงทะเบียนใช้งานแบบฟรี หรือDownload Application โดยค้นหา “Trello” จาก App Storeฯ ลงได้ทั้งเครื่องคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน (Android หรือ iOS) แท็บเล็ต ที่มีสัญญาณอินเตอร์เน็ต ดูตัวอย่างการใช้งานที่หลากหลาย และประยุกต์ใช้งานได้หลายแบบปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสมได้ตลอด สามารถที่จะแลกเปลี่ยนความรู้ ค้นหาความรู้ได้ด้วยตัวเอง และสอบถามมายัง สำนักงานคณบดีคณะวิทยาการจัดการได้

การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Sharing) โดยเฉพาะความรู้ในรูปแบบ Tacit

Knowledge ที่จะต้องทำให้มีการถ่ายทอดออกมาให้ได้ โดยอาศัยเรื่องมือต่าง ๆ เช่น การจัดทำเอกสาร การจัดทำฐานความรู้ การสร้างชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practice : CoP) การสร้างระบบพี่เลี้ยง (Mentoring System) การสับเปลี่ยนงาน (Job Rotation) เป็นต้น ภายในส่วนบริหารสำนักงาน ได้มีการประชุมจัดทำการนำเสนอ โดยใช้ โปรแกรมMicrosoft PowerPoint เป็นโปรแกรมหลัก มีวีดีทัศน์เสริมใน ไฟล์ MS PowerPoint เพื่อการนำเสนอที่เป็นสากลโดยระบุการนำไปใช้ ซึ่งบางครั้งมีปัญหาแต่ไม่ทราบวิธีแก้ปัญหา หรือการทำงานแบบเดิมแต่ยังไม่ทราบว่ามีวิธีหรือระบบที่ทำให้ประสิทธิภาพงานดีกว่าหรือกำลังหาเครื่องมือที่เหมาะสมอยู่แนะนำวิธีการใช้งานที่ง่าย การประยุกต์ใช้หลากหลาย เพื่อการตัดสินใจเริ่มใช้งานในแต่ละหน่วยงานได้ง่ายขึ้น และพร้อมนำเสนอสำหรับเจ้าหน้าที่ใหม่ที่จะเข้ามาเริ่มงานสามารถเรียนรู้ระบบงานได้อย่างรวดเร็ว สับเปลี่ยนงานระหว่างเจ้าหน้าที่ได้ง่าย เพียงใช้เมาส์ ลากและปล่อย (Drag and Drop)

3. การนำองค์ความรู้ไปใช้ประโยชน์

Trello เป็น Web application/Application ที่ใช้สำหรับบริหารจัดการได้ทุกเรื่องโดยเราไม่ว่า

จะเป็นเรื่องส่วนตัว งานในองค์กร การศึกษาวิจัย และงานอื่นๆที่ประยุกต์ใช้ได้ สามารถเชื่อมโยงกับเพื่อนร่วมงานโดยเนื้อหางาน ปัญหาฯ ทุกคนจะเห็นเหมือนกันทั้งหมด สามารถบริหารงานยากๆ ให้เป็นเรื่องง่าย สามารถใช้งาน Trello ในรูปแบบ web application

การประยุกต์ใช้ร่วมกับ Application อื่นๆ เพื่อบริหารงานองค์กร

ตัวอย่างการใช้งานที่มีหลายหน่วยงานในองค์กร เช่น การตั้งชื่อบอร์ดเป็นชื่อของส่วนต่างๆ

ภายใน สำนักงาน พร้อมตั้งงานหลัก (ชื่อแต่ละลิสต์) ให้คล้ายกัน เช่นหนังสือเข้า/ออก กำหนดการประชุม สัมมนาต่างๆ และประยุกต์งานหลัก ในแต่ละส่วนที่รับผิดชอบที่แตกต่างออกไปได้ เช่น เอกสารหรือข้อมูลต่างๆ การเชื่อมโยง calendar แต่ละบอร์ดได้ โดยใช้ Web application/Application “Sunrise Calendar” สามารถ Download ได้เหมือน “Trello” หรือใช้ Google Calendar เพื่อดูกำหนดการประชุม สัมมนา ต่างๆ ของแต่ละหน่วยงาน สามารถตรวจสอบหรือดูที่ไหนเวลาใดก็ได้ โดย ผ่าน Mobile application ฯ

การใช้งานในส่วนสำนักงานในหน่วยงาน เช่น สำนักงานคณบดีคณะวิทยาการจัดการ มีประโยชน์

ด้านการจัดการข้อมูล สามารถดูความคืบหน้าของงานแต่ละอย่าง แต่ละคนที่รับผิดชอบ, จัดตารางการประชุมนัดหมาย, ตรวจสอบ วันเวลา สถานที่ประชุม, กำหนดการส่งงานต่างๆ, การจัดเตรียมงานที่กำลังมาถึง,ติดตามงานที่ต้องทำต่อเนื่อง, สามารถใช้ได้ทั้งในเวลาราชการ และนอกเวลาราชการ, ใช้ได้ทั้งเรื่องของการทำงาน และการจัดการส่วนตัว โครงการใหม่ๆ โดยดูผ่านเวบไซต์ และ Mobile application ได้ไม่ต้องสำเนาเอกสารให้กับทุกคนทำให้ประหยัดกระดาษ โดยอุปกรณ์ที่ใช้มีเพียง เครื่องคอมพิวเตอร์, สมาร์ทโฟน (Android หรือ iOS) และเครื่องสแกนเนอร์ที่แต่ละหน่วยงานมีอยู่แล้ว ถ้าแต่ละหน่วยงานหันมาใช้จะทำให้การบริหารจัดการแต่ละหน่วยงานง่ายขึ้นมีผลต่อการบริหารระดับที่สูงขึ้นไปสามารถมองเห็นภาพในหน่วยงานที่รับผิดชอบได้ดีขึ้น สนองนโยบายที่ใช้มาตรการลดการใช้กระดาษพร้อมประสิทธิภาพการทำงานและความสุขที่ได้ทำงานร่วมกัน

ผลที่เกิดชึ้นจากการนำองค์ความรู้ไปใช้

ผลลัพธ์และการใช้ประโยชน์จากองค์ความรู้ การเรียนรู้ (Learning) เป็นการนำความร้ไูปใช้

ประโยชน์ในการตัดสินใจ ซึ่งเป็นการเรียนรู้โดยมีนัยสำคัญคือ Learning by doing องค์ความรู้ที่จำเป็น/นวัตกรรมซึ่งถูกบ่งชี้ นั้นได้ถูกนำไปใช้ประโยชน์ในงานจริงหรือไม่ และก่อให้เกิดการแก้ปัญหาและปรับปรุงองค์กรให้ดีขึ้นได้

สามารถใช้งานได้จริงในปัจจุบันและมีประโยชน์ต่อหน่วยงาน การนำ“Trello” มาประยุกต์ใช้ในหน่วยงานสำหรับบริหารจัดการข้อมูลและทำงานร่วมกัน ทำให้เกิดประโยชน์ดังนี้

 - มีประโยชน์ด้านการจัดการข้อมูลจากงานเอกสารที่มีมาก ค้นหาเอกสารได้ง่ายด้วยตัวเอง

- จัดตารางการประชุมนัดหมาย โดยมีการแจ้งเตือนจาก “Trello”

- มอบหมายงานหลักของแต่ละคน มองเห็นงานที่รับผิดชอบแต่ละคนได้ชัดเจน

- สามารถสับเปลี่ยนงานแต่ละคนได้ง่าย เรียนรู้รายละเอียดงานจากลิสต์และการ์ดได้ทันที

- จัดการความสำคัญของงานได้ง่าย จากงานด่วนและ due date ใน Calendar

- สามารถมองเห็นความคืบหน้าของงานต่างๆ จาก Checklist

- มองเห็นงานดำเนินไปถึงขั้นไหนหรือติดขัดที่ขั้นตอนไหน และช่วยเหลืองานหลักกันได้

- ติดตามงานที่เกี่ยวข้องกันได้ง่าย จากการระบุสี Label ในงานเดียวกัน

- ติดตามงานที่สนใจเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกับงานนั้น โดยการ Subscribe งาน

- ดูรายละเอียดของงานแต่ละอย่างผ่านเว็บไซต์และ Mobile application ได้ทุกที่

  ทั้งในเวลาราชการ และนอกเวลาราชการ ตลอด 24 ชั่วโมง

- ตรวจสอบ วันเวลา สถานที่ประชุม จากหนังสือราชการที่ทำการสแกนเป็นไฟล์แนบในการ์ด

 - ความรู้กฎระเบียบต่างๆ ง่านด่วนที่สำคัญสามารถรู้ได้ทันทีพร้อมกัน

- ไม่ต้องสำเนาเอกสารให้กับทุกคน ทำให้ประหยัดกระดาษ

- เกิดไอเดียและเวลาสร้างสรรค์งานอื่นๆ

- ประยุกต์ใช้ได้ทั้งเรื่องของการทำงาน และการจัดการส่วนตัว ด้านการศึกษา วิจัย   

   โครงการใหม่ๆ

- ใช้ได้ทั้งภายในหน่วยงาน และประยุกต์ใช้งานในองค์กรที่ใหญ่ขึ้นสำหรับผู้บริหาร