เทคนิคการปฏิบัติงานธุรการและสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับบุคลมือใหม่

การกำหนดองค์ความรู้ที่จำเป็นของกลุ่ม ได้พิจารณาจากกระบวนการทำงานของงานธุรการและสารบรรณของสมาชิกแต่ละคน ตลอดจนกระบวนการทำงานของแต่ละหน่วยงานที่มีความแตกต่างกัน สมาชิกมีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกระบวนการที่สำคัญสำหรับคนที่จะมาปฏิบัติงานธุรการและสารบรรณที่ยังไม่มีความรู้ หรือพนักงานใหม่ ที่ยังไม่เคยมีความรู้ด้านการปฏิบัติงานธุรการและสารบรรณ รวมถึงเทคนิคการปฏิบัติงาน การสอนงาน ที่มีความจำเป็นทั้งขั้นพื้นฐาน ทักษะ เทคนิคต่างๆ ที่จะทำให้การปฏิบัติงานด้านธุรการและสารบรรณเป็นไปด้วยความเรียบร้อย มีประสิทธิภาพ และบรรลุเป้าหมาย โดยเน้นหลัก “ทำดี ทำได้ ทำไว” ตลอดจนร่วมกันพิจารณาแผนการดำเนินงานของกลุ่ม โดยมีจำนวน 3 เทคนิค ดังนี้

1) เทคนิคการสร้างเส้นทางมาตรฐานส่วนบุคคล

   การสร้างเส้นทางมาตรฐานส่วนบุคคล แทนการสร้าง-ส่งหนังสือราชการในระบบ E-Office (แบบปกติ) สามารถลดระยะเวลาจากเดิม 15 นาที/ฉบับ เหลือ 1 นาที/ฉบับ

2) เทคนิคการติดตามเอกสารในระบบ E-Office (แบบขั้นสูง)

   เทคนิคการติดตามเอกสารในระบบ E-Office (แบบขั้นสูง) แทนการติดตามเอกสารในระบบ E-Office (แบบปกติ) สามารถค้นหาได้มากกว่าจากเดิมค้นหาได้ 7 ไฟล์เป็นค้นหาได้ 13 ไฟล์

3) เทคนิคการจัดเก็บเอกสารในระบบ E-Office (แบบแฟ้มแยก) ส่วนบุคคล

   เทคนิคการจัดเก็บเอกสารในระบบ E-Office (แบบแฟ้มแยก) ส่วนบุคคลมีการจัดเก็บเป็นหมวดหมู่ ค้นหาง่ายตามชื่อไฟล์และแถบสีแฟ้ม ง่ายกว่าวิธีการจัดเก็บเอกสารในระบบ E-Office (แบบปกติ)

            ผลที่เกิดจากการนำกระบวนการ/วิธีปฏิบัติงานที่ปรับปรุง ไปปฏิบัติซึ่งในปฏิบัติงานตามวิธีการที่ได้
จากองค์ความรู้ ได้นำความรู้ไปใช้ปฏิบัติจริง รวมถึงนำเทคนิคไปใช้ส่งผลให้การปฏิบัติงานมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ปฏิบัติงานง่ายขึ้น ขั้นตอนการทำงานลดลง วิธีการเข้าใจง่าย เรียนรู้ได้ไม่ยาก

ทั้งนี้ได้นำข้อมูลที่ได้มาวิเคราะห์ และหาวิธีการสืบค้น การติดตาม และการจัดเก็บเอกสารที่มีความสะดวก รวดเร็ว ง่ายขึ้น ตลอดจนวิธีการที่จะลดขั้นตอนของการปฏิบัติงาน เพื่อส่งผลให้การปฏิบัติงานมีสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น ตลอดจนหาวิธีแก้ไขพัฒนากับปัญหาต่างๆในการสืบค้น ติดตาม และจัดเก็บเอกสารในระบบ E-Office เพื่อให้การบริหารจัดการด้านงานธุรการและสารบรรณ เป็นไปด้วยความเรียบร้อย และสามารถใช้งานได้ทั้งระดับปฏิบัติการ ระดับผู้บริหาร และการบริหารงานในระดับหน่วยงานและองค์กรมีความคล่องตัวมากขึ้น