ผู้เขียนในฐานะผู้ปฏิบัติงานด้านการประกันคุณภาพของมหาวิทยาลัย มีเคล็ดลับและวิธีการปฏิบัติในการจัดการข้อมูลประกอบผลการปฏิบัติราชการฯ มาแนะนำ สำหรับผู้ปฏิบัติงานด้านการประกันคุณภาพหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้จัดเก็บข้อมูล เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติในหน่วยงาน ดังนี้
1. เริ่มต้นจากการศึกษารายละเอียดตัวชี้วัด และทำความเข้าใจให้ชัดเจน ขณะเดียวกันก็ต้องเผยแพร่คู่มือ หรือรายละเอียดเกี่ยวกับการติดตามผลการปฏิบัติราชการให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ ไปพร้อมๆกับเรา
2. หากพบว่าศึกษาหรืออ่านแล้วยังไม่เข้าใจ ก็จะโทรศัพท์ไปสอบถามผู้ประสานงานของสำนักงาน ก.พ.ร. และ สมศ. โดยตรง
3. วิเคราะห์รายละเอียดของตัวชี้วัดว่าต้องการข้อมูลอะไรบ้าง จากนั้นมาออกแบบฟอร์มการเก็บข้อมูลให้ครบถ้วน ในโปรแกรม excel
4. พิจารณาว่าข้อมูลหรือหลักฐานที่ต้องการนั้น หน่วยงานใดบ้างมีการดำเนินงานหรือมีข้อมูล
5. ดำเนินการจัดเก็บข้อมูล โดยการส่งแบบฟอร์มไปที่หน่วยงานที่เป็นแหล่งข้อมูล
6. เมื่อหน่วยงานส่งข้อมูลและหลักฐานแล้ว จะดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องว่าตรงตามคำอธิบายหรือไม่ และก็จะมีการบันทึกผลการตรวจสอบในตารางที่สร้างขึ้นเอง ด้วยโปรแกรม excel
7. หากพบข้อมูลที่ได้ไม่ถูกต้อง จะโทรศัพท์ไปสอบถามที่ผู้ให้ข้อมูลโดยตรง และชี้แจงว่าข้อมูลที่ต้องการเป็นอย่างไร ครั้งต่อๆไป ผู้จัดเก็บข้อมูลจะได้จัดเก็บได้อย่างถูกต้อง
8. อีกเรื่องที่สำคัญคือการมีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ประสานงานทุกระดับ ให้ความจริงใจกับเขา (ไม่ได้หมายความว่าเป็นคนปากหวานก้นเปรี้ยวนะค่ะ) จะทำให้ติดต่อประสานงานราบรื่นรวมทั้งการจัดเก็บข้อมูลก็สะดวกรวดเร็ว ขึ้น
จากที่กล่าวมาทั้งหมด ก็เป็นเคล็ดลับเล็กๆน้อยๆ และวิธีการปฏิบัติ การจัดเก็บข้อมูลประกอบผลการปฏิบัติราชการ ฯของผู้เขียนนะค่ะ หากท่านสนใจก็สามารถนำไปทดลองใช้ได้นะค่ะ และนำผลมาเล่าสู่กันฟัง หรือท่านใดที่มีวิธีปฏิบัติหรือเคล็ดลับดีกว่าในการจัดเก็บข้อมูลฯ ก็สามารถแนะนำมาได้ โดยผ่านช่องทางนี้ได้นะค่ะ จะได้ช่วยกันพัฒนาคุณภาพงานของเรา และเพื่อประโยชน์สูงสุดต่อมหาวิทยาลัยต่อไปค่ะ
เคล็ดลับการจัดเก็บข้อมูลประกอบผลการปฏิบัติราชการฯ