เคล็ดลับการจัดเก็บข้อมูลประกอบผลการปฏิบัติราชการฯ

                  ผู้เขียนในฐานะผู้ปฏิบัติงานด้านการประกันคุณภาพของมหาวิทยาลัย มีเคล็ดลับและวิธีการปฏิบัติในการจัดการข้อมูลประกอบผลการปฏิบัติราชการฯ มาแนะนำ สำหรับผู้ปฏิบัติงานด้านการประกันคุณภาพหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้จัดเก็บข้อมูล เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติในหน่วยงาน ดังนี้
                              1.              เริ่มต้นจากการศึกษารายละเอียดตัวชี้วัด และทำความเข้าใจให้ชัดเจน  ขณะเดียวกันก็ต้องเผยแพร่คู่มือ หรือรายละเอียดเกี่ยวกับการติดตามผลการปฏิบัติราชการให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ ไปพร้อมๆกับเรา
                             2.              หากพบว่าศึกษาหรืออ่านแล้วยังไม่เข้าใจ ก็จะโทรศัพท์ไปสอบถามผู้ประสานงานของสำนักงาน ก.พ.ร. และ สมศ. โดยตรง
                             3.              วิเคราะห์รายละเอียดของตัวชี้วัดว่าต้องการข้อมูลอะไรบ้าง จากนั้นมาออกแบบฟอร์มการเก็บข้อมูลให้ครบถ้วน ในโปรแกรม excel
                           4.              พิจารณาว่าข้อมูลหรือหลักฐานที่ต้องการนั้น หน่วยงานใดบ้างมีการดำเนินงานหรือมีข้อมูล 
                           5.              ดำเนินการจัดเก็บข้อมูล โดยการส่งแบบฟอร์มไปที่หน่วยงานที่เป็นแหล่งข้อมูล
                           6.              เมื่อหน่วยงานส่งข้อมูลและหลักฐานแล้ว  จะดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องว่าตรงตามคำอธิบายหรือไม่ และก็จะมีการบันทึกผลการตรวจสอบในตารางที่สร้างขึ้นเอง ด้วยโปรแกรม excel
                            7.              หากพบข้อมูลที่ได้ไม่ถูกต้อง จะโทรศัพท์ไปสอบถามที่ผู้ให้ข้อมูลโดยตรง และชี้แจงว่าข้อมูลที่ต้องการเป็นอย่างไร  ครั้งต่อๆไป ผู้จัดเก็บข้อมูลจะได้จัดเก็บได้อย่างถูกต้อง
                           8.              อีกเรื่องที่สำคัญคือการมีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ประสานงานทุกระดับ  ให้ความจริงใจกับเขา  (ไม่ได้หมายความว่าเป็นคนปากหวานก้นเปรี้ยวนะค่ะ) จะทำให้ติดต่อประสานงานราบรื่นรวมทั้งการจัดเก็บข้อมูลก็สะดวกรวดเร็ว ขึ้น

                 จากที่กล่าวมาทั้งหมด ก็เป็นเคล็ดลับเล็กๆน้อยๆ และวิธีการปฏิบัติ การจัดเก็บข้อมูลประกอบผลการปฏิบัติราชการ ฯของผู้เขียนนะค่ะ หากท่านสนใจก็สามารถนำไปทดลองใช้ได้นะค่ะ และนำผลมาเล่าสู่กันฟัง หรือท่านใดที่มีวิธีปฏิบัติหรือเคล็ดลับดีกว่าในการจัดเก็บข้อมูลฯ ก็สามารถแนะนำมาได้ โดยผ่านช่องทางนี้ได้นะค่ะ จะได้ช่วยกันพัฒนาคุณภาพงานของเรา และเพื่อประโยชน์สูงสุดต่อมหาวิทยาลัยต่อไปค่ะ

และแล้วการตรวจประกันคุณภาพก้อผ่านไปแล้ว

มีสมาชิก ถามว่า "หลักฐานที่ใช้ในก.พ.ร. กับงานประกันคุณภาพสามารถใช้ร่วมกันได้หรือไม่ "

คำตอบ ได้ค่ะ หลักฐานงานประกันคุณภาพกับ งานกพร. สามารถใช้ร่วมกันได้ แต่จะแตกต่างแค่ช่วงเวลา เพราะงานประกันคุณภาพเราจะจัดเก็บผลการดำเนินงานตามรอบปีการศึกษา ส่วน งานก.พ.ร. นั้นเราจะเก็บผลการดำเนินการตามรอบปีงบประมาณ หากงานประกันจัดเก็บผลการดำเนินงานในรอบปีการศึกษา 2550 และต้องการจะอ้างอิงหลักฐานจากงาน ก.พ.ร. ก็สามารถคัดหลักฐานที่อยู่ในช่วงเวลาต่อไปนี้ค่ะ
1. ผลการดำเนินงานรอบปีงบประมาณ พ.ศ. 2550 สามารถใช้ข้อมูลในช่วงเดือน มิถุนายน - กันยายน 2550
2. ผลการดำเนินงานรอบปีงบประมาณ พ.ศ. 2551 สามารถใช้ข้อมูลได้ในช่วงเดือน ตุลาคม 2550 - พฤษภาคม 2551
แต่ไม่สามารถใช้ร่วมกันได้ทุกตัวนะค่ะ ต้องคำอธิบายตัวชี้วัดประกอบเป็นหลักนะค่ะ

ตามที่ผู้สนใจได้เสนอให้แนะนำเคล็ดลับการหาชื่อและเบอร์โทรของผู้ประสานงานของสำนักง าน ก.พ.ร. และสมศ. นั่นนะค่ะ มีเคล็คลับง่ายค่ะ คือ
1. อาจจะโทรมาสอบถามที่ได้ที่เจ้าหน้าที่งานพัฒนาระบบ หรือ งานประกันคุณภาพ ของกองนโยบายและแผน
2. ค้นหาจากเว็บไซต์ สำนักงาน ก.พ.ร. (http://www.opdc.go.th) หรือ สมศ. (http://www.onesqa.or.th)
3. วิธีสุดท้ายนี้ ไม่ต้องไปค้นหาค่ะเดี๋ยวบอกให้ ตามนี้นะค่ะ
3.1 หากจะติดตาม สมศ. เราสามารถติดต่อได้ 2 เรื่อง
3.1.1 ประเมินคุณภาพโครงการประเมินผลการปฏิบัติราชการของสถาบันการศึกษาระดับอุดมศึกษา (กพร.) หมายเลขโทรศัพท์ 0 2216 3955 ต่อ 152 , 0 83177 5401 , 0 83177 5402 , 0 83177 5403 หมายเลขโทรสาร 0 2216 3955 ต่อ 151
3.1.2 งานประเมินคุณภาพภายนอกระดับอุดมศึกษา หมายเลขโทรศัพท์ 0 2216 3955 ต่อ 161
3.2 สำนักงาน ก.พ.ร.
ผู้ประสานงาน ได้แก่ คุณสุณี มักผล 356-9968 ต่อ 9968 และคุณจารุวรรณ ฤทธิบันลือ 356-9938 ต่อ 8839

อย่างไรก็ดีนะค่ะอยากจะให้สมาชิกที่ปฏิบัติงานด้านการประกันคุณภาพ หรือ งานติดตามผลการปฏิบัติราชการฯ เข้าไปติดตามข่าวสารข้อมูลทุกวัน จากทั้ง 2 เว็บไซต์ข้างต้น นะค่ะ

อยากทราบว่าหลักฐานที่ใช้ในก.พ.ร. กับงานประกันคุณภาพสามารถใช้ร่วมกันได้หรือไม่ค่ะ

อ่านแล้วก็ดีน่ะครับ แต่ว่าการจะประสานงานโดยตรงกับเจ้าหน้าที่ของ สมศ. หรือ กพร. ก็ต้องรู้ชื่อหรือเบอร์โทรติดต่อ ถ้ายังช่วยบอกเคล็ดลับในการหาชื่อและเบอร์โทรของหน่วยงานด้วยคับ

สมาชิกท่านใดที่ลองนำวิธีการจัดเก็บข้อมูลผลการปฏิบัติราชการฯไปทดลองใช้แล้ว เกิดผลอย่างไรบ้าง ช่วยเล่าสู่กันฟังน่ะค่ะ และถ้าใครมีข้อเสนอแนะเพิ่มเติม สามารถแนะนำได้น่ะค่ะ ขอบคุณมากค่ะ

ลองนำไปปฏิบัติดูแล้ว รู้สึกว่ามีทำให้การปฏิบัติงานมีการพัฒนาขึ้นมากหลายด้านโดยเฉพาะความเข้าใจในตัวชี้ วัด เพราะถ้าเข้าใจแล้ว ก็จะจัดเก็บข้อมูลได้ถูกต้องและรวดเร็ว ขอบคุณมากสำหรับเคล็ดลับดีดีที่นำมาฝากจ้า

เข้ามาเพื่ออยากรู้ค่ะ จะได้ทำไปปฏิบัติตามบ้าง

หน่วยงานเจ้าของข้อมูลมีเคล็ดลับในการจัดเก็บข้อมูลก่อนส่งผู้รวบรวมข้อมูลบ้างมั๊ยค ะ. จะได้ประชาสัมพันธ์ต่อไป

เข้ามาทดสอบครับ..

อยากเห็นตัวอย่างแบบฟอร์มค่ะ

ขอตอบคำถามของคุณ baifarn นะค่ะ ที่ถามว่าจะทำอย่างไรถ้าต้องการจัดเก็บเอกสารครบถ้วน ขอตอบจากประสบการณ์ของตัวเองนะค่ะ จะมีวิธีปฏิบัติดังนี้ ค่ะ
1. ตรวจสอบว่าผู้รับผิดชอบประเมินตนเองในตัวชี้วัดนั้นๆ อยู่ในระดับใด
2. ย้อนกลับไปดูแนวทางการประเมิน ในคู่มือประเมินผลการปฏิบัติราชการ ประจำปีงบประมาณ นั้นๆ เพื่อที่จะตรวจสอบว่าเอกสารหรือ
หลักฐานที่จะใช้สนับสนุนระดับคะแนนที่ตรงกับการประ เมินตนเองของผู้รับผิดชอบมีอะไรบ้าง
3. ตรวจสอบหลักฐานที่ได้รับอย่างละเอียดว่าครบถ้วนหรือไม่ หากพบว่าไม่ครบถ้วน ควรขอหลักฐานจากผู้รับผิดชอบเพิ่มเต็ม

จากการที่ได้อ่านบทความดังกล่าว พบว่ามีประโยชน์มากในการจัดเก็บข้อมูล และอยากถามว่าในกรณีที่เราต้องการเก็บเอกสารหลักฐานประกอบตัวชี้วัดให้ครบถ้วนนั้น ควรมีวิธีการอย่างไรบ้างค่ะ

1. สำหรับการนำสารสนเทคมาใช้ในงานประกันคุณภาพนั้น ขณะกองนโยบายและแผนกำลังนำข้อมูลเกี่ยวกับรายละเอียดตัวชี้วัดขึ้น และขณะเดียวกันบุคลากรของกองนโยบายและแผนกำลังทดสอบระบบ คาดว่าเร็วๆ นี้จะมีการเปิดตัว สารสนเทคที่นำมาใช้ในงานประกันคุณภาพให้ทุกหน่วยงานทราบเร็วๆ นี้ อดใจรอไปกว่านะค่ะ
2. สำหรับข้อมูลพื้นฐาน ของมหาวิทยาลัยนั้น สามารถดูได้จากเว็บมหาวิทยาลัย ค่ะ

ทราบมาว่าในการจัดการข้อมูลงานด้านการประกันคุณภาพ ได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้ในการจัดเก็บเอกสาร หลักฐาน ตลอดจนข้อมูลอาจารย์ และบุคลากร อยากทราบว่าชื่อ web อะไรครับ ใช้งานอย่างไร จะได้เข้าไปใช้งานนะครับ